1. 1. ارزیابی برنامه استراتژیک و فرایند برنامه ریزی گذشته

1. 1. بررسی عوامل و فرآیندهای داخلی

ارزیابی برنامه استراتژیک و فرایند برنامه ریزی گذشته: عملکرد گذشته می‌تواند چراغی فرا راه آینده سازمان باشد و سازمانی که تاریخ خود را به خاطر نیاورد و از آن درس نگیرد مجبور است آن را تکرار کند. بنابراین در این مرحله نتایج و فرایند برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی سازمان در دوره‌های پیشین بررسی میشود. در این قسمت فعالیت‌های زیر صورت می‌گیرد:

بررسی مبانی اساسی استراتژی سازمان.
مقایسه نتایج مورد انتظار و عملکرد واقعی.
ارائه راه‌ حل ‌های اصلاحی در خصوص در انحرافات از نتایج.
بررسی عوامل و فرآیندهای داخلی: محیط داخلی مجموعه‌ی عوامل و فرایندهایی است که در یک سازمان تعریف‌شده‌اند تا آن سازمان را به سمت اهداف از پیش تعیین‌شده ببرند. بررسی محیط داخلی اهمیت بسیار زیادی در فرایند برنامه ریزی استراتژیک دارد، زیرا میزان توان رقابتی سازمان، متکی بر توانمندی‌های درونی سازمان می‌باشد. سازمان‌های مختلف از لحاظ داخلی دارای شرایط متفاوتی هستند. (کاشانی،۱۳۷۵)
این شرایط موجب می‌شود که سازمان‌های مختلف قدرت و توان متفاوتی داشته باشند. به عنوان مثال، برخی سازمان‌ها از نظر بازاریابی و بعضی از نظر تخصص نیروی انسانی شهرت دارند. عوامل مختلفی در درون سازمان وجود دارند که بایستی در تجزیه و تحلیل داخلی در نظر گرفته شوند.
پس از تعیین عوامل داخلی سازمان لازم است عوامل کلیدی و مؤثر جدا شوند. در این مرحله با شناختی که از فرآیندهای داخلی سازمان به دست می‌آید نقاط ضعف و قوت در هر کدام از عوامل کلیدی مشخص میشود. برای تدوین یک استراتژی مؤثر، شناخت نقاط قوت و ضعف سازمان و منابع راهبردی میتواند کمک مؤثری نماید.
البته باید توجه داشت که با توجه به هدف پروژه که تدوین استراتژی است، بررسی داخلی نباید درگیر جزییات عملیاتی سازمان گردد، بلکه باید با تشخیص نقاط مؤثر و کلیدی در سازمان، وضعیت کلی آن‌ ها در مقایسه با وضعیت ایده‌آل ارزیابی‌شده و نقاط قوت و ضعف عمده سازمان تعیین گردد.
۳- تحلیل ذینفعان
همچنین در بخش تجزیه و تحلیل محیطی، بررسی و تحلیل ذینفعان نیز میتواند راهگشا باشد. عامل اصلی و تعیین‌کننده حیات و رشد، تعامل خالق و آگاهانه و سازمان‌یافته با ذینفعان سازمان می‌باشد، از این رو در صورتی سازمان توان دستیابی به اهداف خود را خواهد داشت که اطلاع دقیق و کاملی از نیازهای ذینفعان داشته باشد. بنابراین بایستی وضعیت ذینفعان به صورت جامع و دقیق مورد تحلیل قرار گیرد. جهت تحلیل ذینفعان موارد ذیل مورد بررسی قرار میگیرند:
تعیین ذینفعان با بهره گرفتن از اطلاعات، ذینفعان اصلی تعیین و طبقه‌بندی می‌شوند.
بررسی راه‌های جمع‌ آوری اطلاعات درباره ذینفعان و کانال‌های ارتباط با ذینفعان
بررسی نیازهای ذینفعان نیازهای ذینفعان شامل نیازهای برآورده شده توسط فعالیت‌های فعلی و نیازهای برآورده نشده مورد بررسی قرار می‌گیرند.
بررسی خدمات شامل کلیه خدماتی که به ذینفعان ارائه می‌گردد و مقایسه این خدمات با انتظارات ذینفعان می‌باشد.
بررسی روند انتظارات و نیازها.
اولویت ‌بندی ذینفعان .
استخراج اولیه موضوعات استراتژیک از تحلیل ذینفعان.
فاز۴: تعیین موضوعات استراتژیک سازمان
موضوعات استراتژیک چنین تعریف می‌شوند: موضوعات استراتژیک۱، موارد و مباحث اساسی هستند که سازمان
را به شدت در زمان حال یا آینده تحت تأثیر قرار میدهند. در صورتی که راهکار مناسب در قبال یک مسئله استراتژیک اتخاذ شود میتوان امیدوار بود سازمان به یک منفعت استراتژیک دست یابد و یا از یک معضل استراتژیک رهایی یابد. موضوعات استراتژیک معمول بر تعهدات، رسالت و ارزش‌ها، سطح خدمت تأثیر میگذارد. پس از تدوین اولیه بیانیه جهتگیری و تحلیل محیطی محیط عمومی و اختصاصی و داخلی موضوعات موجود یا مستتر در محیط داخلی و خارجی سازمان استخراج و تدوین می‌شوند و سپس به ترتیب اهمیت و نوع تأثیر مثبت و یا منفی دسته‌بندی و اولویت‌بندی شده تا برای اتخاذ رویکرد مناسب در قبال این موضوعات استراتژیهای مناسب تعیین و اجرا گردد. فرموله کردن موضوعات استراتژیک تحت عنوان مسایل استراتژیک و تحقیق و تحلیل کارشناسی در جهت فرموله کردن و حل مسایل و ارائه راهکارهای اساسی نظیر راهبردها و یا طرح‌های استراتژیک از گامهای اساسی این مرحله میباشد. این فاز برنامه‌ریزی استراتژیک شامل چهار فعالیت اصلی است. (آقازاده،۱۳۸۳)
۲-تعیین لیست مقدماتی موضوعات
همان طور که از نام این فعالیت برمیآید، در طی این فعالیت ابتدا اطلاعات مربوط به ذینفعان، محیط درونی و بیرونی که در طی فعالیت‌های قبلی جمع‌ آوری و تحلیل‌شده‌اند، مورد بررسی قرار می گیرند و بر اساس مفهوم موضوعات استراتژیک موضوعاتی که به صورت مستقیم یا غیرمستقیم تأثیر شگرفی بر عملکرد آینده سازمان میگذارند لیست مقدماتی موضوعات استراتژیک مربوط به کل سازمان یا یک بخش خاص مشخص می‌گردد.
همچنین با بهره گرفتن از آنالیز SWOT^[33] با ترکیب کردن نقاط ضعف، قوت، فرصت و تهدید، موضوعات استراتژیک استخراج و تدوین میشوند. برای کشف و استخراج موضوعات استراتژیک، باید یک تحلیل محیطی اولیه انجام داد. که به دنبال کشف، تعیین و تبیین موارد زیر میباشد:
روند متغیرها
نقاط ضعف و قوت
شایستگی‌ها و داراییها
فرصت‌ها، تهدیدها
نیازمندیها، خواسته ها، تحدیدها محدودیت‌ها و فشارها
کشف روابط علت_معلولی،
پیش ‌بینی عوامل تأثیرگذار عواملی که بیشترین تأثیر را در پیشبرد مقاصد دارند.
شناخت صنعت کسب‌وکار و پارادایم های آن.
استخراج پیام‌های کلیدی از تمام شواهد جمع‌ آوری شده
نتیجه این اقدام، تشخیص موضوعات و گزینه‌های استراتژیک در پی خواهد بود. که باهدف تعیین مهم‌ترین موضوعات راهبردی سازمان است. خروجی‌های تحلیل اولیه محیط، در این گام به همگرایی می‌رسند و به تعیین گزینه ها و موضوعات استراتژیک منجر میشود. در این قسمت مدیران باید دست به انتخاب زده و یک سری از موضوعات را به عنوان دغدغه اصلی سازمان تعیین کنند.(ایران نژاد،۱۳۷۵)
در این مرحله سؤال کلیدی این است که:
در این لحظه، چه عواملی بر خواسته‌های سازمان تأثیرگذارترین هستند؟
در این موقعیت چه راه‌های مختلفی پیش روی سازمان قرار دارد؟
سازمان در قبال چه موضوعاتی باید تصمیم‌گیری و تعیین تکلیف کند؟
سازمان در قبال موضوعات حیاتی و استراتژیک باید موضعی آگاهانه انتخاب کند؟
سؤالات راهنما برای استخراج موضوعات استراتژیک
سؤالاتی که برنامه‌ریزان استراتژیک در نقد و بررسی موضوعات و مسایل استراتژیک در آغاز کار باید مورد توجه قرار دهد بدین ترتیب هستند:
چه مسئله، یا تعارض یا معمایی پیش روی ماست؟
چرا این موضوع، یک مسئله است؟
چه ارتباطی بین آن با سازمان وجود دارد که آن را به یک مسئله تبدیل کرده است؟
چه کسی میگوید که این یک مسئله است؟