شکل۳-۲ ) رابطه اندازه‌گیری عملکرد و راهبردها (وسنیسکی و شفتی، ۲۰۰۳: ۳۱)
۴-۷-۲- کیفیت:
اطلاعات مفید عملکرد به ما کمک می‌کند تا سیاست‌ها و فرایندهای کارا و دلیل کارا بودن آنها را تشخیص دهیم. برای بهبود عملکرد یک تمامیت، بایستی بهترین استفاده از داده‌ها و دانش دسترسی به عمل آید (تریژری[۶۶] و دیگران، ۲۰۰۱: ۴۵). شاخص های عملکرد، سنجه‌هایی هستند که برای ارزیابی کیفیت در برابر استانداردها و اهداف شکل داده شده در داخل یک سازمان بکار می‌روند بدین ترتیب کیفیت تثبیت شده یا بهبود می‌یابد (بلک‌برن[۶۷]، ۲۰۰۳: ۲۳).
۵-۷-۲- انگیزه و پاداش‌دهی کارکنان:
راث[۶۸] (۲۰۰۲) انگیزش کارکنان و پاداش‌دهی بر مبنای نتایج ارزیابی عملکرد سازمانی را از میان دیگر اهداف، به عنوان یک هدف مهم ارزیابی عملکرد بر می‌شمارد.
۶-۷-۲- مسئولیت‌پذیری[۶۹]:
اطلاعات عملکرد، امکان مسئولیت‌پذیری موثر در برابر ذینفعان خارج سازمانی را، به نحوی اثربخش امکان پذیر می‌سازد. با اطلاعات مناسب، شورای شهر، اعضای جامعه و دیگر ذینفعان قادر به اعمال فشار برای بهبود هستند و می‌توانند درک بهتری از آنچه می‌گذرد داشته باشند. در این مورد، منظور از مسئولیت‌پذیری به خصوص مسئولیت‌پذیری در برابر عموم است و از این جهت در بخش عمومی و سازمانهای دولتی مهم محسوب می‌شود؛ هر چند با درک روز افزون سازمانهای بخش خصوصی از نقش گسترده‌تر خود در جامعه و مسئولیت خود برای بکارگیری اثربخشی منابع محدود و همین طور اثرات اجتماعی فعالیت‌هایشان، موضوع مسئولیت‌پذیری برای آنها نیز اهمیت بیشتری می‌یابد.
در مطالعه‌ای که فارمر (۲۰۰۴) از ۱۴۷ شرکت خصوصی و دولتی درانگلستان به عمل آورده اهداف بکارگیری ارزیابی عملکرد به ترتیب زیر فهرست شده‌اند:
- امکان مدیریت عملیات و کنترل اثربخشی و کارایی
- نشان دادن ارزش کسب شده
- تسهیل ارتباط و مدیریت اثربخش ذینفعان
- همراستاسازی عملیات با راهبرد
- پیشبرد بهبود کیفیت
- پشتیبانی از پاسخگویی عمومی
- تضمین انطباق با استانداردهای حرفه‌ای
- انگیزش و پاداش‌دهی به کارکنان
بخشی از مهم ترین اهداف ارزیابی عملکرد عبارتند از:
-
- کنترل مداوم جریان امور در سازمان و استقرار چرخه مدیریت بهره وری
-
- شناسایی نقاط ضعف و قوت و مشکلات سازمان و تلاش در جهت شکوفایی و افزایش قابلیت‌ها و اصلاح فعالیت ها.
-
- بهبود تصمیم گیری در مورد حوزه و عمق فعالیت ها ، برنامه ها و اهداف آینده دولت
-
- بهبود تخصیص منابع و استفاده بهتر ازامکانات ومنابع انسانی درجهت اجرای برنامه های مصوب.
-
- ارتقاء پاسخگویی در مورد عملکرد برنامه ها.
-
- ارتقاء توانمندی سازمان در ارائه کمی وکیفی خدمات ورقابت پذیری درفضای ملی وبین المللی.
-
- هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثر بخشی سازمان است (کاپلان و نورتون، ۲۰۰۴: ۲۶).
برخی معتقدند درصورت اجرای صحیح نظام ارزیابی عملکرد به خصوص در بخش های دولتی دستاوردهای متعددی به شرح ذیل برای دولت و یا سازمان موضوع ارزیابی حاصل خواهد شد:
۱- توسعه فرایند هدف گذاری صحیح
۲- تقویت فرایند بهبود دائمی(کایزن )
۳- استفاده بهینه از منابع به خصوص منابع انسانی سازمان
۴- ارتقای توان دست یابی سازمان به اهداف و در نتیجه اثر بخشی آن
۵- تصمیم گیری دقیق تر مسئولین به واسطه مشخص شدن نقاط قوت و ضعف عملکردها
۶- افزایش مشارکت جامعه با مجموعه دولت به واسطه آگاهی آنها از عملکرد دولت
۷-۷-۲- افزایش مشارکت کارکنان در امور، در نهایت نهادینه شدن پذیرش تغییر و تحول در جامعه و به تبع آن در مجموعه دولت خواهد شد (خداداد حسینی، انواری رستمی، آذر،۱۳۸۰: ۲۹).
از دیدگاه دیگر مقصود عمده از ارزیابی در سازمان های دولتی شامل موارد زیر است:
الف- شناسایی هدف ها و وظایف سازمان و واحدهای سازمانی آن.
ب- شناسایی برنامه فعالیت های سازمان.
ج- شناسایی نحوه هدایت افرادی که در سلسله مراتب سازمانی خدمت می کنند و بررسی میزان اختیارات آنان با توجه به حدود و وظایفی که بر عهده دارند.
د- بررسی نحوه هماهنگ بودن سازمان ها با واحد های سازمانی در جهت نیل به هدف مطلوب.
ه- شناسایی وسایل و امکاناتی که برای انجام دادن کار در اختیار دارند و هزینه سازمان.
و- شناسایی این مسأله که سازمان و افراد آن با توجه به منابع و امکاناتی که در اختیار دارند و هزینه ای که به مصرف می رسانند تا چه حدود دررسیدن به هدفهای مطلوب سازمان کوشش می کنند.
ز- تعیین موانع، مشکلات و مسائل موجود.
بطور کلی می توان مقصود از اجرای برنامه ارزیابی را شناسایی وضع موجود، تعیین نقاط ضعف و قوت در ایفای وظایف و مسئولیت ها، تعیین و تشخیص احتیاجات آموزشی، راهنمایی و ارشاد سازمان ها در بهبود وضع کار آنها دانست و در حقیقت هدف اصلی باید راهنمایی و ارشاد سازمان باشد و به این ترتیب درجه کارآمد و بازده کار سازمان بالا خواهد رفت.
۸-۲- سیستم ارزیابی عملکرد و محیط آن:
پس از توسعه سیستم ارزیابی عملکرد، این سیستم می بایست پیاده سازی شود. این بدین معناست که سیستم می بایست با محیط بزرگتر ارتباط برقرار کند. دو بعد اصلی در این محیط عبارتند از : (۱) محیط داخلی که همان سازمان است و (۲) محیط خارجی که بازاری برای ایجاد حالت رقابت سازمان است.
۱-۸-۲- محیط داخلی:
در این سیستم کنترل استراتژیک، سیستم ارزیابی عملکرد به عنوان بخشی از سیستم بزرگتری دیده شده است که شامل هدف گذاری، بازخورد و پاداش یا تحریم است. دانشمندان فرهنگ سازمانی مانند ویک[۷۰]، بیان می کنند که استراتژی ها و فرهنگ ها به یک معنا هستند. در نتیجه سیستم ارزیابی عملکرد می بایست با فرهنگ سازمانی همخوان باشد. در نتیجه تصور یک سیستم ارزیابی عملکرد در یک فرهنگ سرزنش گر آسان است. در این فرهنگ تمام افراد سعی دارند واقعیات را پنهان کنند.
دیگر مسأله، ساختار عملیاتی است که سازمان در پیش می گیرد. یک نمونه آن تضاد بین بخش بازاریابی و تولید است که عمدتاً ناشی ازسیستم های پاداش دهی و ارزیابی کارخانه ها است. این دو بخش بر مبنای معیارهای پاداش دهی استوار می شوند که با هم درتضاد هستند. افرادی که در بخش بازاریابی مشغول به کار هستند بر مبنای رشد سود در قالب میزان فروش، سهم بازار و بازارهای جدید مورد قضاوت قرار می گیرند. متأسفانه بازارها در برخی موارد بیش از آن که سودگرا باشند، فروش گرا هستند. افراد شاغل در بخش تولید بر مبنای سطح تولید یکنواخت با هزینه کم مورد ارزیابی قرار می گیرند. آنها نیز عمدتاً هزینه گرا هستند تا سود گرا. سیستم پاداش دهی بر این مبنا پاداش می دهد که بخش بازاریابی تغییرات زیادی را اعمال کند. آنها می بایست محصولات جدیدی را معرفی کنند، وارد بازارهای جدیدی شوند و برنامه های جدیدتری را توسعه دهند. اماافراد بخش تولید بر مبنای قبول تغییرات درصورت پایین آوردن هزینه ها پاداش دهی می شوند.
تعدادی از مدیران اجرایی اظهار می کنند که اطلاعات دریافتی نه تنها آنها را در سنجش عملکرد خود نسبت به استراتژی ها یاری نمی دهد، بلکه کمکی هم به فرایند تصمیم گیری استراتژیک آنها نمی کند. شاکیت اصلی آنها زیاد بودن حجم داده ها و تحلیل کم داده ها است. همچنین با حرکت در طول چرخه عمر محصول نوع شاخص ها تغییر می کند (آبرنسی، لیلیز[۷۱]، ۲۰۰۱: ۲۹).
