سندی است که در دفاتر اسناد رسمی (نه اداره‌ی ثبت) برای طرفین معامله تنظیم می‌شود که نشانگر انتقال ملک (ثبت شده یا ثبت نشده) از صاحب ملک به خریدار است و از سوی سردفتر و به مسئولیّت او در دفتر و فرم مخصوص تنظیم و ثبت می‌شود که سند یاد شده دارای مقرّراتی به شرح زیر است:
أ: تنظیم اسناد در اوراق مخصوص؛
ب: تعداد نسخه‌های سند؛
ج: لزوم تنظیم اسناد به زبان فارسی؛
چ: لزوم امضا و مهر و شماره و تاریخ سند؛
ح: لزوم ثبت تمام مندرجات سند؛
خ: ممنوع بودن تراشیدن و پاک کردن و الحاق؛
د: لزوم تصدیق مطابقت ثبت با اصل سند؛
ذ: رضایت متعاملین یا متعهّد؛
ر: لزوم حضور معتمد و قرائت سند توسط او و فهماندن آن؛
ز: امضای دفتر به وسیله مشهود و معرفین.[۳۱]
۲-۲- سند مالکیّت
سندی است رسمی که پس از تشریفات قانونی ثبت مال غیر منقول و نیز پس از ثبت آن در دفتر املاک محلّ وقوع ملک توسط اداره‌ی ثبت به نام متقاضی ثبت، صادر می‌شود و دولت فقط دارنده‌ی آن را مالک می‌شناسد هر چند که از تصرّف او خارج باشد. سند مالکیّت در واقع خلاصه‌ای از محتویات دفتر املاک است که پس از ثبت ملک و صدور سند، دعوای مخالف مدلول سند مالکیّت شنیده نمی‌شود و باید قرار ردّ دعوی صادر گردد.
قرار رد دعوی از آرایی است که بیش از سایر قرارهای قاطع دعوا از دادگاه‌ها صادر می‌شوند. قانون گذار صدور قرار رد دعوا را در مواردی پیش بینی نموده که یکی از ایرادات مذکور در بندهای ۳ تا ۱۱ مادّه‌ی ۸۴ قانون آیین دادرسی جدید طرح شده باشد.
در حقیقت مادّه‌ی ۸۹ قانون جدید دادگاه در موارد مزبور، قرار ردّ دعوی صادر می کند.[۳۲]
اسناد دیگری وجود دارد که نه از نظر قانون مدنی سند رسمی محسوب می‌شود و نه از نظر قانون ثبت، لذا قانون برای مصالحی آن‌ها را در ردیف اسناد رسمی ثبتی قرار داده و لازم الاجرا کرده است، همچون چک که به موجب مادّه اصلاحیه قانون ،چک جزو اسناد در حکم رسمی هستند. طبق مادّه دو قانون صدور چک می‌گوید:
«چک‌های صادره‌ی عمده‌ی بانک‌هایی که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده یا می‌شوند، همچنین شعب آن‌ها در خارج از کشور در حکم اسناد لازم الاجراء است و دارنده‌ی چک در صورت مراجعه به بانک و عدم دریافت تمام یا قسمتی از وجه آن به نبودن محل یا به هر علّت دیگری که منتهی به برگشت چک و عدم پرداخت گردد می‌تواند طبق قوانین آئین‌نامه‌های مربوط به اجرای اسناد رسمی وجه چک یا باقیمانده‌ی آن را از صادرکننده وصول نماید.»
دیگر از اسنادی که در حکم اسناد ثبت شده‌ی لازم الاجرا می‌باشد قراردادهایی است که بین اشخاص و بانک‌ها در اجرای قانون عملیات بانکی بدون ربا منعقد می‌شود مشروط بر اینکه موضوع قرارداد، معامله مربوط به اموال غیر منقول یا منقولی است که ثبت آن قانوناً لازم شناخته شده است نباشد. در این مورد مادّه‌ی ۱۵ اصلاحی قانون عملیات بانکی بدون ربا مصوّب ۲۸ اسفند ۱۳۶۵ می‌گوید:
«کلیّه‌ی قراردادهایی که در اجرای این قانون مبادله می‌گردد و به موجب قراردادی که بین طرفین منعقد می‌شود در حکم اسناد رسمی بوده و در صورتی که در مفاد آن اختلافی نداشته باشند لازم الاجرا بوده و تابع مفاد آیین‌نامه‌ی اجرایی اسناد رسمی می‌باشد.»
در دو مورد مذکور مصالح اقتصادی و اهمیّت چک‌های صادره بر عهده‌ی بانک‌ها و معاملات بانکی در گردش اقتصاد کشور، دادن چنین اعتباری را به آن‌ها ایجاب کرده است.[۳۳]
۲-۳- ارکان سند رسمی
ارکان سند رسمی عبارتند از:
۱- تنظیم سند بوسیله‌ی مأمور رسمی باشد. سند برای اینکه رسمی شمرده شود باید بوسیله‌ی مأمور رسمی تنظیم شده باشد، خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم مانند سردفتران اسناد رسمی.
منظور از مأمور رسمی شخصی است که مأموریت او در قانون پیش‌بینی شده باشد. بنابراین نه تنها مأموران وزارتخانه‌ها و مأمورین شهرداری، بلکه اعضای هیأت مدیره‌ی کودکان وکلای دادگستری و کانون کارشناسان رسمی و نیز مؤسّسات و سازمان‌هایی که با اجازه‌ی قانون تأسیس شده‌اند می‌توان مأمور رسمی دانست.
پس هر یک از مأمورین یاد شده، اگر سندی را در حدود صلاحیّت خود و با توجّه به مقرّرات قانونی تنظیم نمایند سند مزبور باید رسمی شمرده شود.[۳۴]
۲- رعایت حدود صلاحیّت مأمور در تنظیم سند:
سند رسمی نه تنها باید توسط مأمور رسمی تنظیم شود، بلکه مأمور باید در محدوده‌ی صلاحیّت ذاتی و نسبی خود مبادرت به تنظیم سند کرده باشد. بنابراین مأمور باید در نوع امری که سند آن را تنظیم نموده صالح باشد، یعنی صلاحیّت ذاتی داشته باشد. در نتیجه، برای مثال، مأموری که برای ثبت و دفتر املاک معیّن شده نمی‌تواند سندی را در دفتر اسناد رسمی ثبت نماید یا سند سجلّی احوال تنظیم کند، زیرا تنظیم آن سند در صلاحیّت سردفتر و این سند در صلاحیّت مأمور ثبت احوال است. افزون بر آن، مأمور تنظیم کننده‌ی سند باید در محدوده‌ی صلاحیّت نسبی خود اقدام کرده باشد. به این معنا که مکان، زمان و وضعیّت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد را رعایت کرده باشد. برای مثال، مأموری که ثبت متوّفیات بیگانگان حوزه‌ی تهران را عهده‌دار است، صلاحیّت ثبت متوفیّات بیگانگان خارج از حوزه‌ی تهران را ندارد. هرگاه مأمور در تنظیم سند رعایت محدوده‌ی صلاحیّت ذاتی و نسبی خود را نکرده باشد، آن سند رسمی شمرده نمی‌شود.[۳۵]
۳- رعایت مقرّرات قانونی در تنظیم سند:
مأمور رسمی باید سند را در محدوده‌ی صلاحیّت خود بر طبق مقرّرات قانونی تنظیم کرده باشد (مادّه‌ی ۱۲۸۷) قانون مدنی، تشریفاتی که رعایت آن در تنظیم سند رسمی لازم می‌باشد به دو دسته تقسیم می‌شوند:
نخست تشریفاتی که رعایت نکردن آن‌ها سند را از رسمیّت می‌اندازد، مانند الصاق تمبر که در مادّه‌ی ۱۲۹۴ قانون مدنی به آن تصریح شده است.
دسته‌ی دوم تشریفاتی که عدم رعایت آن‌ها مانع می‌شود که سند رسمی توصیف شود. تمام تشریفاتی که در قانون و آئین‌نامه برای تنظیم سند رسمی پیش بینی شده، باید رعایت شود تا بتوان سند را «رسمی» توصیف کرد.[۳۶]
گفتار سوم: سند عادّی
یکی دیگر از انواع سند، اسناد عادّی هستند. این اسناد، بدون تشریفات قانونی تنظیم می‌شوند مگر در صورتی که قانون صورت خاصّی برای آن‌ها مقرّر کرده باشد مانند وصیّت‌نامه خود نوشت که تمام به خط موصی نوشته و به امضای او برسد. همچنین در مورد اسناد تجاری از قبیل چک، سفته و برات و دفاتر تجاری، به غیر از این موارد افراد در تحریر سند عادّی آزادی کامل دارند و قانونگذار محدودیتی از نظر تشریفات تنظیم آن‌ها اعمال ننموده است.[۳۷]
در قانون تعریفی از سند عادّی ارائه نشده است فقط در مادّه‌ی ۱۲۸۹ قانون مدنی گفته شده:
«غیر از اسناد مذکور در مادّه‌ی ۱۲۸۷ سایر اسناد عادّی است.»
بنابراین در تعریف سند عادّی از نظر حقوقدانان آمده است:
«سند عادّی عبارت از نوشته‌ای است که بوسیله‌ی افراد تنظیم شده، بدون آنکه مأمور رسمی طبق مقرّرات قانونی در آن مداخله داشته باشد.»[۳۸]
به عبارت دیگر، سندی است که بدون دخالت مأمور رسمی به وسیله‌ی اشخاص عادّی تنظیم و امضاء شود.[۳۹]
اسناد عادّی تابع تشریفات خاصی نمی‌باشند و از نظر قانون مدنی هرگاه سند رسمی فاقد یکی از شرایط تنظیم باشد، آن سند عادّی است. بنابراین سندی که توسط مأمور رسمی و خارج از صلاحیّت او تنظیم شده باشد مثلاً محلّ خدمت مأمور رسمی در یک حوزه‌ی شهرستان می‌باشد و در محلّ دیگری که مأموریت ندارد اقدام به تنظیم سند نماید، آن سند رسمیّت نداشته بلکه عادّی تلقی می‌شود.
شاید برای تسهیل تشریفات تنظیم سند رسمی و شاید به دلیل راحتی و نبود تشریفات در برخی شرایط افراد به تنظیم سند عادّی روی می‌آورند و اسناد خود را به صورت عادّی تنظیم می‌کنند. البتّه در بسیاری از موارد همین اسناد عادّی چه از طریق ضوابط قانونی و یا از طریق تنفیذ محاکم، اعتبار قانونی و رسمی پیدا می‌کنند و از مزایای سند رسمی برخوردار می‌شوند.
اصولاً نوشته‌ی خصوصی اگر بوسیله‌ی طرف امضا شود تابع هیچ گونه شرط دیگر نیست ممکن است به زبان فارسی یا زبان دیگری باشد، با قلم یا ماشین تحریر و با هر وسیله یا مادّه‌ی رنگی دیگر نوشته یا چاپ شود. ممکن است بوسیله‌ی الفبای معمولی نوشته شود یا در نوشتن آن الفبای خاص بکار رود. از طرفی قید تاریخ یا مکان نگارش سند الزامی نیست و سفید مهر هم سند عادّی محسوب می‌شود و تنظیم آن به صورت رسمی جایز نیست. اگر چه عدّه‌ای عقیده دارند اگر سند سفید امضا باشد در واقع امضا کننده یک نوع وکالت در تنظیم به طرف خود داده است که به جای او امور را به انجام برساند.
نگارش سند عادّی در اوراق مخصوص انجام نمی‌گیرد بلکه در کاغذهای معمولی به عمل می‌آید حتّی ممکن است در روی صفحه‌ای غیر از کاغذ، مانند چوب و آهن و غیره نوشته شود.
به طور کلّی شرایط سند عادّی امضای آن بوسیله‌ی طرف است و تا نوشته‌ای امضا نشود اعتبار ندارد و سند محسوب نمی‌شود. امضا شرط لازم یک سند عادّی است در نتیجه وقتی که صاحب سند نتواند اصل آن را ارائه دهد رونوشت سند نمی‌تواند هیچ گونه اعتباری داشته باشد و بجای آن بکار رود.[۴۰]
۳-۱- انواع سند عادّی
با تعریفی که قانون مدنی از سند نموده، می‌توان آن را از چند جهت عادّی فرض نمود:
أ: تنظیم سند توسط مأمورین رسمی بدون رعایت مقرّرات:
در مادّه‌ی ۱۲۸۷ قانون مدنی مأمور رسمی مکلّف گردیده اسناد را مطابق مقرّرات قانونی تنظیم نماید و به همین دلیل از واژه‌ی «طبق قوانین» استفاده نموده است.
منظور از قوانین و مقرّرات تشریفاتی است که در این موارد برای هر سندی پیش بینی شده است. بنابراین هرگاه سند رسمی بدون رعایت تشریفات مصرّح در قانون تنظیم شود باعث می‌گردد این سند به یک سند عادّی تبدیل شود و از اعتبار سند رسمی محروم گردد. به عنوان مثال یک سر دفتر ثبت سند را بجای ثبت در دفتر سردفتر در دفتر دیگری به ثبت برساند یا از اوراق دیگری بجای اوراق مخصوص آن سند استفاده نماید، این‌ها مواردی است که سند را از رسمیّت خارج می‌کند.[۴۱]
البتّه در مواردی نیز عدم رعایت یک سری تشریفات باعث نمی‌شود که سند از رسمیّت خارج شود. مثل عدم الصاق تمبر و مقرّرات راجع به آن فقط ممکن است از نظر انتظامی و اداری برای مأمور موجب مسئولیّت می‌شود.
در این خصوص مادّه‌ی ۱۲۹۳ قانون مدنی مقرّر می‌دارد:
«هرگاه سند به وسیله‌ی یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیّه شود لیکن مأمور صلاحیّت تنظیم آن سند را نداشته یا رعایت ترتیبات مقرّره‌ی قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد سند مزبور در صورتی که دارای مهر و امضای طرف باشد عادّی است.»
همچنین مادّه‌ی ۱۲۹۴ قانون فوق الذکر مقرر می‌دارد:
«عدم رعایت مقرّرات راجع به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد، سند را از رسمیّت خارج نمی‌کند.»
ب: اسنادی که مأمور رسمی خارج از حدود صلاحیّت خود تنظیم کند:
هرگاه مأمور رسمی بخواهد سند رسمی تنظیم نماید طبق مادّه‌ی ۱۲۸۷ قانون مدنی باید در حدود صلاحیّت خود مبادرت به تنظیم و ثبت سند نماید. در غیر این صورت سند رسمی که بدون صلاحیّت مأمور تنظیم گردیده باشد، فاقد اعتبار رسمی است و صرفاً یک سند عادّی محسوب می‌شود، مانند سند معامله که نزد پلیس تنظیم شود و یا ثبت ازدواج و طلاق که در دفتر اسناد رسمی ثبت گردد، این گونه اسناد در صورتی که دارای امضا یا مهر یا اثر انگشت باشد عادّی است یا آنکه سردفتر اسناد رسمی بر خلاف مادّه‌ی ۵۳ قانون ثبت، اسنادی را که منفعت خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیّومیّت او واقع‌اند یا با او قرابت نسبی تا درجه‌ی چهارم یا سببی تا درجه‌ی سوم دارند و یا در خدمت او هستند ثبت کند.[۴۲]
همچنین مادّه‌ی ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی در این رابطه مقرّر می‌دارد:
«سردفتران و دفتر یاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیّومیت آن‌ها هستند یا با آن‌ها قرابت نسبی یا سببی تا درجه‌ی چهارم از طبقه‌ی سوم را دارند یا در خدمت آن‌ها هستند، ثبت نمایند و در صورتی که در محل، دفترخانه‌ی دیگری نباشد، سند با حضور دادستان شهرستان محلّی که دفترخانه در حوزه‌ی آن واقع است یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده‌ی آن‌ها با توضیح مراتب در ذیل آن، در همان دفترخانه، تنظیم و ثبت خواهد شد.»
ج: اسنادی که به وسیله‌ی افراد تنظیم می‌شوند:
پژوهش های پیشین با موضوع سند از منظر فقه و حقوق۹۲- فایل ۵
