ب-همچنین مقررات قانونی مربوط به شکل سند نیز باید رعایت شده باشد، مواردی که مجال طرح هر گونه ادعای تردید و جعل را منتفی می‌سازد.[۲۸]
این مقررات در ماده ۱۶ به بعد آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ و همچنین مواد مختلف قانون ثبت اشاره شده است. با این حال، ماده ۱۲۹۴(ق.م)مقرر می‌دارد«عدم رعایت مقررات مربوط به حق تمبر که به اسناد تعلق میگیرد، سند را از رسمیت خارج نمی‌کند».
۳–عمل مأمور تنظیم کننده سند در حدود صلاحیت خود
این شرط که به منظور رعایت حال متعاملین و تسهیل انجام و ثبت معاملات در نظر گرفته شده هم ناظر به صلاحیت محلی مأمور است و هم به صلاحیت ذاتی وی. برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتا” صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مأمور ذاتا” صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلاً صلاحیت نداشته باشد برای مثال مأمور اداره ثبت اسنادواملاک شهرستان سبزوار که وظیفه نقشه‌برداری و یا تحدید حدود املاک سبزوار به او واگذار شده محلاً صلاحیت نقشه‌برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان نیشابور را ندارد.
۳ – ۱ صلاحیت محلی مأمور
مأمور باید در تنظیم سند صلاحیت محلی داشته باشد برای تشخیص صلاحیت محلی مأمور دو امر باید مد‌نظر قرار گیرد.
اول اینکه آیا مأمور در محل دفتر، مأموریت دارد یا خیر. در این رابطه، ماده ۲(ق.ث. ا.و.ا)در مورد صلاحیت محلی مأمورین ثبت و سردفتران اسناد رسمی می‌گوید:«مدیران و نمایندگان ثبت و مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی‌توانند انجام وظیفه نمایند و اقدامات آنها در خارج از آن محل، اثر قانونی ندارد».
دوم اینکه آیا مال مورد معامله، غیرمنقول است یا منقول. اگر مورد معامله مال منقول یا مربوط به ثبت اسناد باشد، همین که صلاحیت مأمور تأیید شد، سند، رسمی محسوب می‌شود. اما اگر سند مربوط به مال غیرمنقول باشد، باید ملک مورد معامله در حوزه ثبتی محل دفتر نیز واقع شده باشد. اما اگر سر دفتر اسناد رسمی یا مسئول دفتر اسناد رسمی در حوزه خودش سند مربوط به مال منقول را ثبت نماید، هر چند موضوع آن خارج از حوزه او باشد، این سند دارای اعتبار قانونی خواهد بود. زیرا ملاک در اعتبار سند مربوط به مال منقول، تنظیم در حوزه مأموریت است؛ نه در حوزه وقوع مورد معامله و موضوع سند.[۲۹]
ادارات ثبت که متصدی ثبت فیزیکی و اولین ثبت حقوقی و درج مفاهیم ثبت در دفتر املاک هستند، نمی‌توانند نسبت به اموال غیرمنقول واقع در غیر محدوده ثبتی خود عمل نمایند. اما نسبت به انتقال سند در دفترخانه، چنین الزامی وجود ندارد. بنابراین، سردفتر تهران می‌تواند نقل و انتقال ملک غیرمنقول واقع در محدوده غیر محل مأموریت خود را به ثبت رساند که البته برای این کار از اداره ثبت و شهرداری محل استقرار ملک استعلام می‌نمایند. بدیهی است پس از اینکه دفترخانه نقل و انتقال را انجام داد، خلاصه معامله را منحصرا” برای ثبت محل استقرار مال غیرمنقول می‌فرستد و به این واقعه یا به عبارت بهتر، درج مفهوم نقل، لزوما” در این اداره انجام خواهد شد. پس، بر خلاف سه مورد فوق، در مورد اموال غیرمنقول و ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی، همین که صلاحیت مأمور تأیید شد، سند رسمی محسوب است.
۳-۲ صلاحیت ذاتی مأمور
مأمور اداره ثبت باید برای تنظیم سند رسمی صلاحیت ذاتی داشته باشد بنابراین، اگر سرباز در اداره راهنمایی و رانندگی مبادرت به صدور قبض جریمه نماید، سند صادره به دلیل فقدان صلاحیت ذاتی مأمور، فاقد اعتبار قانونی است. همچنین اگر سردفتر اسناد مربوط به ازدواج و طلاق مبادرت به تنظیم سند مربوط به املاک نماید، سند مزبور فاقد عنوان رسمی است، یا اگر مأمور ثبت احوال مبادرت به صدور سند ازدواج و طلاق نماید، باز سند مزبور به دلیل فقدان صلاحیت، عنوان سند رسمی را ندارد. باید متذکر شد چنین سندی در صورتی که مقررات مربوط به ماده ۱۲۹۳(ق.م)را داشته باشد، نوعی سند عادی محسوب میگردد. این ماده مقرر می‌دارد«هر گاه سندی به وسلیه یکی از مأمورین رسمی اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد، عادی است». در این ماده، به نوعی هر گونه قابلیت انتساب به صاحب سند که با امضاء یا مهر ممکن می‌شود را شرط سندیت سند دانسته است و چنانچه ثابت شود چنین قابلیت انتسابی به صاحب سند وجود ندارد، نوشته مزبور هیچگونه ارزشی نه در قالب سند رسمی و نه در قالب سند عادی را نخواهد داشت. [۳۰]
تشخیص صلاحیت ذاتی و محلی مأمور معمولا” از طریق گواهینامه مربوط مأمور است که در محل سردفتر نصب می‌شود.
هـ - تفاوت اسناد رسمی و اسناد عادی
اسناد رسمی دارای امتیازاتی میباشند که آنها را از اسناد عادی متمایز می‌کند و باعث افزایش قدرت اثباتی این اسناد می‌شود این تفاوت‌ها و امتیازات عبارتند از:
۱-وفق مواد ۹۲و ۹۳(ق.ث.ا.و.ا)برای سند رسمی میتوان بدون احتیاج به حکمی از محاکم دادگستری از همان دفترخانه تنظیم کننده سند تقاضای صدور اجرائیه نمود در حالی که برای اجرای اسناد عادی، حکم دادگاه لازم است. مثلا اگر اجاره‌نامه عادی تنظیم شده باشد برای تخلیه عین مستاجره در پایان مهلت اجاره و یا التزام به انجام تعهدات مندرج در قرارداد اجاره، باید به دادگاه مراجعه نمود درحالی که قرارداد اجاره به صورت رسمی تنظیم شده باشد، میتوان با مراجعه به همان دفترخانه تنظیم کننده سند، الزام طرف دیگر به انجام تعهدات قراردادیش را مطالبه نمود. البته باید توجه داشت که دین واحد نمی‌تواند از دو طریق وصول شود هر چند که ابتدائا” مطالبه دین از دو طریق ایرادی ندارد ولی چنانچه از یکی از طرق قانونی دین وصول شود، دیگر نمی‌توان از طریق دیگر اقدام نمود و یا اقدامات انجام گرفته قبلی را ادامه داد.
۲-تفاوت دیگر اسناد عادی و اسناد رسمی، در اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث است. قانونگذار در این‌باره در ماده ۱۲۹۰(ق.م) قاعده کلی عدم اعتبار مفاد و مندرجات سند عادی را نسبت به اشخاص ثالث بیان نموده است. این ماده مقرر می‌دارد:«اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم‌مقام قانونی آنان معتبر است و اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد». قبلا” قانونگذار در ماده ۲۳۱ (ق. م) اصل نسبی بودن آثار قراردادها را در مورد عقود و معاملات مطرح نموده و در مواد ۱۲۷۸ و ۱۲۹۰ (ق. م) در خصوص وسیله اثباتی اعمال حقوقی همین قاعده را بیان داشته است. بنابراین، اگر قرارداد فقط نسبت به طرفین و قائم‌مقام قانونی آنها معتبر باشد، باید اسناد و ادله اثباتی آنها نیز نسبت به همان طرفین قابل استناد باشد. در ماده ۱۳۰۵(ق. م)در مورد تاریخ اسناد رسمی تأکید بیشتری به عمل آمده است. این ماده مقرر می‌دارد:«در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره اشخاصی که شرکت در تنظیم آنها داشته و ورثه آنها و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است». تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد پس اگر آقایان«الف» و«ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس«الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی‌تواند صرفاً به استناد سند عادی اتومبیل را از مالکیت آقای«ب» خارج کند.
۳- تفاوت سوم اسناد رسمی با اسناد عادی در اعتبار بیشتری است که قانونگذار برای اسناد رسمی قائل شده است از این نظر که ادعای انکار و تردید علیه سند رسمی پذیرفته نمی‌شود.
این در حالی است که علیه سند عادی، هم ادعای انکار و تردید مسموع است و هم ادعای جعل. ماده ۷۰ قانون ثبت مقرر می‌دارد:«سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آنها ثابت شود». همچنین در ماده ۱۲۹۲ قانون مدنی آمده است که«در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار سند رسمی را دارند انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت نسبت به اسناد مزبور کند یا ثابت نماید که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است». برای مثال اگر«الف» به استناد سند رسمی از آقای«ب» مطالبه وجه کند آقای«ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست و«الف » باز ثابت کند که سند را من امضا زدم بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلماً بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است برای مثال وجه آن را پرداخته است.
اگر مستند ادعای خواهان سند عادی باشد طرف مقابل می‌تواند منکر آن شود اصولاً اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف اظهار انکار مسئولیتی بابت اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم«الف» به موجب یک سند عادی از آقای«ب» مطالبه مبلغی می‌کند«ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسئولیت کند و در این حالت آقای«الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.
گفتار دوم: اعتبار اسناد مکتوب
روابط حقوقی میان افراد در اجتماع، نشان از وضعیت فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی آنها است و در داد و ستدها و قراردادها به خاطر استحکام بخشیدن بر این روابط از قدیم‌الایام و در تمدن‌های اولیه که مردم از نظر تفکر، رشد کافی نکرده بودند، شاهد گرفتن بر معاملات مرسوم بوده است. کما اینکه کشورهای اسلامی برای شهادت حدی قایل نبوده‌اند. آنها برای صرف نوشته اعتباری قایل نمی‌شدند و بجای آن با لحاظ نمودن شرط عدالت و بیطرفی، شهادت را دلیل قاطع می‌دانسته‌اند.[۳۱]
قانونگذار واژه‌ی اعتبار را در سه مفهوم گوناگون به کار برده است که در ذیل بررسی میشوند.
الف - اعتبار سند به مفهوم اعم
به موجب ماده ۱۲۸۸ قانون مدنی:«مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد»در این ماده اعتبار به معنی ارزش بکار رفته است. بنابراین دادگاه در صورتی می‌تواند به سند ارزش اثباتی دهد که مخالف قوانین نباشد و این نخستین موضوعی است که هرگاه سندی به عنوان دلیل ارائه شود، باید مورد توجه دادگاه قرار گیرد. بی‌اعتباری سند مخالف قانون ویژه‌ی سند رسمی نمی‌باشد و مفاد سند عادی نیز اگر مخالف قوانین باشد همین حکم را دارد. اعتبار با همین مفهوم (ارزش) در ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی نیز به کار رفته است.
ب -اعتبار سند به مفهوم مقاومت در برابر انکار و تردید
به موجب ماده ۷۰(ق.ث):«سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود». اعتبار سند در اینجا به مفهوم اصالت میباشد و بدین مفهوم است که اصل، بر اصالت سند رسمی است و اگر شخص مایل باشد که به اصالت سند رسمی تعرض کند، تنها باید ادعای جعل کند و مجعولیت را نیز اثبات کند و نمی‌تواند نسبت به سند رسمی انکار یا تردید نماید. بنابراین اصل اصالت سند و صحت سند که در ماده ۷۰(ق. ث (آمده ویژه‌ی سند رسمی است و سند عادی از چنین امتیازی برخوردار نیست؛ پس، تعرض به اصالت سند عادی اگرچه می‌تواند به شکل ادعای جعل مطرح شود اما انکار یا تردید هم نسبت به سند عادی امکان‌پذیر است.
ج-اعتبار سند به مفهوم قابلیت استناد یا تحمیل مفاد سند
ماده ۱۲۹۰(ق.م) می‌گوید:«اسناد رسمی درباره‌ی طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد» اعتبار سند در اینجا به مفهوم تحمیل مفاد سند به اشخاص است.
۱-اعتبار سند نسبت به امضاکننده و قائم مقام
مندرجات هر سندی علیه اشخاصی که آن را امضا نموده اند و نیز قائم مقام قانونی آنان معتبر است و از این دید تفاوتی بین سند رسمی و سند عادی وجود ندارد. پس، برای نمونه، اگر شخصی مال منقولی را به موجب عقدی که در سند عادی آمده بفروشد، به همان اندازه به پیامدهای عقد بیع مزبور متعهد است که اگر عقد مزبور در سند رسمی آمده بود. نه تنها فروشنده(یا خریدار)، بلکه قائم‌مقامان آنان(مانند وراث) نیز مکلفند پیامدهای حقوقی سند مزبور را تحمل نمایند. تاریخ سند (چه رسمی و چه عادی) نیز از این امر مستثنا نیست؛ بدین معنا که برای اثبات تاریخ تنظیم سند علیه تنظیم کنندگان یا قائم مقامان آنها میتوان به تاریخی که در سند نوشته شده استناد نمود.
۲–اعتبار سند نسبت به اشخاص ثالث
مندرجات سند را چه رسمی و چه عادی علی‌القاعده، نمی‌توان به اشخاص ثالث تحمیل نمود. با این همه، به موجب ماده ۱۲۹۰(ق.م)اعتبار اسناد رسمی«… نسبت به اشخاص ثالث در صورتی که قانون تصریح کرده باشد». پس مفاد سند را، چنانچه در قانون تصریح شده باشد، حتی به اشخاص ثالث نیز میتوان تحمیل نمود؛ امتیازی که سند عادی، در هیچ صورتی ندارد. برای نمونه، اگر شخصی به موجب سند رسمی یا عادی مالی را به دیگری بفروشد باید آن را به خریدار تسلیم نماید؛ اما در برابر، اگر مبیع در تصرف ثالث باشد و ثالث با استناد به ید مالکانه‌ی خود، مدعی مالکیت مبیع باشد خریدار نمی‌تواند به استناد به سند مزبور مال را از تصرف متصرف خارج نماید، زیرا سند تنظیمی بین خریدار و فروشنده نسبت به ثالث اثری ندارد. یکی از موارد تصریح شده در قانون ماده ۷۲(ق.ث)است که می‌گوید:«کلیه معاملات راجعه به اموال غیر منقول که بر طبق مقررات راجعه به ثبت املاک ثبت شده است نسبت به طرفین معامله و قائم مقام قانونی آنها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهد بود».
افزون بر این، سند رسمی امتیاز دیگری نیز از این حیث همواره دارد و آن قابلیت استناد تاریخ مندرج در سند، نه تنها علیه تنظیم کنندگان و قائم مقام قانونی آنان، بلکه علیه اشخاص ثالث است و سند عادی چنین امتیازی را ندارد. در حقیقت به موجب ماده ۱۳۰۵(ق.م(«در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره‌ی اشخاصی که شرکت در تنظیم آنها داشته و ورثه‌ی آنان و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است». منظور از اعتبار سند رسمی نسبت به اشخاص ثالث فرض صحت تاریخ تنظیم میباشد که در سند قید شده است.[۳۲]
بنابراین، هر گاه دو شخص مدعی خرید مال واحدی از یک نفر باشند و هر یک ادعا نماید که بیع او مقدم بوده است و بیع بعدی غیر نافذ است و یکی از آنها به موجب سند رسمی مال را خریده باشد در این صورت می‌تواند به تاریخ مندرج در سند رسمی استناد نماید تا تاریخ وقوع عقد بیع خود را اثبات کند که اگر مقدم باشد بیع او صحیح و بیع طرف مقابل غیر نافذ است.[۳۳]
د-اعتبار نسخه‌های اسناد
به موجب ماده ۷۴ قانون ثبت«سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است به منزله‌ی اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر». بنابراین رونوشت سند رسمی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده باشد به منزله اصل آن است؛ پس ابراز کننده‌ی آن ملزم به ارائه اصل سند نمی‌باشد. در نتیجه اگر اصل سند رسمی مفقود و یا معدوم شود، رونوشت گواهی شده مزبور به جای اصل قابل ارائه و استناد است و طرف مقابل نمی‌تواند به این علت که دارنده اصل آن را ارائه نداده و حتی به صرف ادعای جعل از دادگاه بخواهد که سند را از عداد دلایل خارج کند. البته رونوشت سند رسمی در صورتی به منزله‌ی اصل سند خواهد بود که مأمور مطابقت آن را با ثبت در دفتر گواهی نموده باشد. در نتیجه، رونوشت یا روگرفت سند رسمی که برای مثال توسط دفتر دادگاه، برای پیوست به دادخواست برابر با اصل گردیده به منزله اصل سند نمی‌باشد و نباید ماده ۷۴(ق.ث) را با ماده ۵۷(ق.آ.د.م) اشتباه نمود و در نتیجه اگر سند مورد ادعای جعل قرار گیرد علی‌القاعده باید اصل آن در مهلت مقرر به دادگاه تسلیم شود.[۳۴]
سند رسمی بعد از تنظیم در اختیار امضاکننده آن قرار میگیرد و دارنده آن را نگهداری می کند تا در زمان لازم از آن استفاده نماید.
مبحث دوم: اسناد الکترونیکی
تجارت الکترونیکی بعنوان یکی از مظاهر واقعی کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در اقتصاد و یا یکی از اثرات اقتصاد محور مطرح است.[۳۵]
تجارت الکترونیکی عبارت است از انجام فرایند خرید، فروش، انتقال و مبادله کالاها، خدمات و اطلاعات از طریق شبکه‌های رایانه‌ای از جمله اینترنت.[۳۶]
استعمال کلمه تجارت در تجارت الکترونیک، به این معنا نیست که کلیه فعالیتهای مربوط به تجارت الکترونیکی جزء معاملات موضوع ماده ۲ قانون تجارت ایران است. تجارت در این عبارت به معنای کسب و کار و انجام فعالیت اقتصادی و معامله است. اعم از اینکه آن اعمال مدنی یا تجارتی محسوب شوند. از آنجا که مقررات راجع به تجارت الکترونیک عمدتا” متأثر از حقوق کشورهای کامن‌لو است، در این کشو‌رها تقسیم معاملات به تجارتی و مدنی مطرح نمی‌باشد.
قانون تجارت الکترونیکی ایران در ۱۷/۱۰/۱۳۸۲ به تصویب مجلس شورای اسلامی رسید و در تاریخ ۲۴/۱۰/۱۳۸۲ به تأیید شورای نگهبان رسید.[۳۷]
این قانون متأثر از قانون نمونه تجارت الکترونیکی و همچنین قانون نمونه امضای الکترونیکی آنسیترال تنظیم شده است. این قانون مشتمل بر ۸۱ ماده و ۷ تبصره است.
اسناد الکترونیکی اسنادی هستند که به روش رایانه‌ای تولید[۳۸]، منتقل[۳۹] و نگهداری [۴۰] شده‌اند. آنها ممکن است به شیوه الکترونیکی[۴۱] ایجاد شده و یا از شکل اصلی خود به فرم الکترونیکی درآمده باشند. (مثل اسکن از پرونده‌های کاغذی[۴۲])
در آینده، تشخیص صحت و درستی اسناد وابستگی تام به محتوای آنها دارد. محتوا نیز باید به صورت ثابت و تغییرناپذیر باقی بماند تا نشانگر انجام واقعی عملیات کاری باشد. برای اینکه اسناد
الکترونیکی همانند دیگر انواع آن (کاغذی و غیر کاغذی) از لوازم قانونی اسناد پیروی نماید و دارای ارزش استنادی باشند، باید از محتوا، شکل و ساختار برخوردار گردند.[۴۳]
محتوا (content): چیزی است که اطلاعات را منتقل می‌کند مثل: متن، داده، نشانهها، اعداد، عکس‌ها، صدا و تصویر.
شکل (context): عبارت از سابقه اطلاعاتی که درک از محیط تکنیکی و کاری مرتبط با سند را افزایش میدهد. مثل: ابرداده، کاربرد نرم افزار، مدلهای منطقی کار، و یا منشأها مثل آدرس، عنوان، ارتباط با هدف یا فعالیت، سازمان، برنامه یا بخش.
ساختار(structure): پیدایش و نظم محتوای سند را ساختار می‌گویند مثل ارتباط بین فایل‌ها، موضوعات، زبان، نوع قلم، سایز قلم، صفحه‌بندی و دیگر روش های اصلاح متن.
برخورداری اسناد الکترونیکی از محتوا، شکل و ساختار به این معنی است که: اسناد الکترونیکی دارای اطلاعاتی هستند که انعکاس دقیقی از آنچه که در زمان خاصی رخداده است را می‌نمایاند. از سیاق و شکل این اسناد که در ارتباط با محتوای آن‌هاست، میتوان دوره تولید و نوع استفاده آنها را فهمید. ساختار این اسناد را میتوان به طریق الکترونیکی بازسازی کرد پس هر جز این ساختار بر روی هم یک کل را تشکیل میدهد که به طریق روشنی ارائه می‌گردند. بهترین راه برای حفظ محتوا، شکل و ساختار اسناد، مدیریت آنها در یک سیستم نگهداری اسناد[۴۴] است. برخی سازمان‌ها از نرم‌افزارهای خاصی برای مدیریت اسناد الکترونیکی خود استفاده می‌کنند. باید یاد‌آور شد که سیستم نگهداری اسناد فقط بخشی از یک نرم‌افزار نیست. بلکه چارچوب و ساختاری است که به دفعات دریافت، نگهداری و دسترسی به اسناد را امکان‌پذیر می‌کند.
