پایش
شرکت بایستی نسبت به نگهداری روش‌های‌اجرایی برای پایش جنبه‌های مرتبط با عملکرد HSE و ایجاد و نگهداری سوابق نتایج، اقدام نماید. برای هر فعالیت یا ناحیه مرتبط، شرکت بایستی:
- اطلاعات پایش بدست‌آمده را شناسایی و مستند کند و دقت مورد نیاز نتایج را مشخص نماید.
- روش‌های‌اجرایی پایش و موقعیت ها و دفعات اندازه‌گیری را مشخص و مستند نماید.
- روش‌های‌اجرایی اندازه‌گیری کنترل کیفیت را ایجاد، مستند و نگهداری نماید.
- روش‌های‌اجرایی را برای تبادل داده ها و تفسیر آنها ایجاد و مستند کند.
- اقداماتی که باید هنگام نقض معیارهای عملکرد انجام گیرد را ایجاد و مستند نماید.
- صحت داده‌های واصله را هنگامی که سیستمهای پایش، معیوب تشخیص داده میشوند، ارزیابی و مستند نماید.
- سیستمهای اندازه‌گیری را از تنظیمات یا صدمه توسط افراد غیر مسئول محافظت نماید.
روش‌های‌اجرایی برای هر دو نوع پایش کنشی و واکنشی مورد نیاز می باشند. پایش کنشی، اطلاعاتی را پیش از وقوع هر رویداد، بیماری یا صدمه به محیط‌زیست، فراهم می کند. این پایش شامل کنترلی است که با الزامات سیستم مدیریت HSE (یعنی روش‌های‌اجرایی) تطبیق داده میشود، برای تعیین اینکه آیا اهداف و معیارهای عملکرد برآورده شده‌اند. پایش واکنشی اطلاعاتی را درباره رویدادهایی (شامل رویدادهایی که به خیر گذشته، بیماری یا صدمه به محیط‌زیست) که اتفاق افتادهاند ایجاد و نگرشی برای راه‌های پیشگیری از رویدادهای مشابه در آینده فراهم میکند.
3-6- سوابق
شرکت بایستی نسبت به نگهداری یک سیستم ثبت سوابق به منظور اثبات میزان انطباق خود با خط‌مشی HSE و الزامات آن اقدام نماید. این اقدام همچنین به منظور ثبت میزان برآورده شدن اهداف برنامه‌ریزی شده و معیارهای عملکرد، انجام می‌گیرد.
روش‌های‌اجرایی برای اطمینان از یکپارچگی، قابلیت دسترسی و کنترل چنین سوابقی بایستی نگهداری شوند، چنین سوابقی بایستی شامل سوابق مرتبط با پیمانکار و خرید، نتایج ممیزی‌ها و بازنگری‌ها (بخش 7 را ببینید)، سوابق آموزشی و سوابق پزشکی کارکنان باشد.
مدت‌زمان‌های نگهداری سوابق بایستی ایجاد و ثبت شوند و روش‌های‌اجرایی بایستی به منظور در دسترس بودن یا محرمانه بودن آنها، نگهداری شوند.
4-6- عدم انطباق و اقدام اصلاحی
شرکت بایستی مسئولیت و اختیارات را برای شروع تحقیق و اقدام اصلاحی در مورد رویدادهای نامنطبق با الزامات مشخص مرتبط با سیستم مدیریت HSE و عملیات یا نتایج آن تعریف نماید. موقعیت‌های عدم انطباق ممکن است بوسیله برنامه‌های پایش، در قالب ارتباط با کارکنان، پیمانکاران، مشتریان، نهادهای دولتی یا جامعه یا از تحقیق پیرامون رویدادها (بخش 5-6 و 6-6 را ببینید) شناسایی شوند.
شرکت بایستی روش‌های اجرایی برای چنین تحقیقاتی و اقدامات اصلاحی را نگهداری نماید، که این کار با مدیریت وظایف و فعالیت‌های افراد مرتبط، در مشورت با نماینده مدیریت برای انجام موارد ذیل صورت میپذیرد:
- آگاه کردن طرف‌های مرتبط.
- تعیین سلسله عوامل و علت ریشه‌ای محتمل.
- ایجاد یک طرح اجرایی یا یک طرح بهبود.
- شروع اقدامات پیشگیرانه متناسب با نوع عدم انطباق.
- اعمال کنترل‌های لازم برای اطمینان از اینکه همه اقدامات پیشگرانه مؤثر واقع شده‌اند.
- تجدیدنظر روش‌های‌اجرایی بهمنظور یکپارچگی اقدامات جهت پیشگیری از تکرار مجدد، انتقال تغییرات به کارکنان مربوطه و اعمال آنها.
5-6- گزارش وقایع
سازمان بایستی روش‌هایی را برای ثبت و گزارش‌دهی داخلی رویدادهایی که از عملکردHSE متاثر شده‌اند یا می‌توانستند متأثر شوند، نگهداری نماید، به‌طوریکه درس‌های عبرت مربوطه، فرا گرفته شده و اقدامات مناسب صورت گیرد. (بخش 6-6 را ببینید)
بایستی یک سازوکار معین برای گزارش رویدادها به مراجع قانونی تا حدی که قانون معین کرده است تعریف شود و یا برای حدی فراتر از آن، چنانچه خط‌مشی شرکت در ارتباطات خارجی الزام کرده باشد.
6-6- پیگیری وقایع
هم شرایط فوری رویداد و هم نقاط ضعف بنیادی سیستم مدیریت HSE که سبب پدید آمدن رویداد میگردد، بایستی شناسایی گردد تا قضاوت توسط افراد مسئول را امکانپذیر سازد و اقدامات پیگیرانه لازم انجام گیرد.
سازوکار و مسئولیت‌ها برای پیگیری حوادث بایستی بوضوح تعریف شود. این سازوکار بایستی بصورت گستردهای شبیه به روش‌های‌اجرایی پیادهسازی اقدام اصلاحی در موارد عدم انطباق با سیستم مدیریت HSE باشد.
مسئولیت‌های تعریف شده برای پیگیری یک رویداد بایستی متناسب با شدت وقوع یا نتایج بالقوه آن باشد.
