ممیزی و بازنگری

این بخش ارزیابی دوره‌ای عملکرد، اثربخشی و تناسب پیوسته سیستم را  بیان می‌کند.

1-7- ممیزی

شرکت بایستی روش‏های‏اجرایی را برای ممیزی‌ها، که به عنوان یک بخش عادی کنترل کسب و کار می‏باشند را  نگهداری نماید، به ‏منظور تعیین:

• اینکه آیا عناصر و فعالیت‌های سیستم مدیریت HSE با مقدمات طرح‌ریزی شده تطابق داشته و به طور مؤثر استقرار می‌یابند یا خیر.
• کارکرد موثر سیستم مدیریت HSE در اجرای خط‌مشی، اهداف و معیارهای عملکرد HSE شرکت.
• تطابق با الزامات قانونی مرتبط.
• شناسایی نواحی بهبود که منجر به پیشرفت بهتر مدیریت HSE می‌شود.

به همین منظور شرکت بایستی یک برنامه ممیزی  با توجه به موارد ذیل نگهداری نماید:

• فعالیت‌ها و نواحی مشخصی که بایستی ممیزی شوند. ممیزی‏ها  بایستی عملیات سیستم مدیریت HSE و میزان همبستگی آن با فعالیت‌های صف را پوشش دهد و بایستی بطور خاص عناصر زیر مربوط به مدل سیستم مدیریت HSE را بیان نماید:
• سازمان، منابع و مستندسازی.
• ارزیابی و مدیریت ریسک.
• طرح‌ریزی.
• پیاده‏سازی و پایش.
• تناوب ممیزی فعالیت‌ها/ نواحی مشخص. ممیزی‌ها بایستی بر اساس سهم یا سهم بالقوه فعالیت‌های مرتبط، با عملکرد HSE و نتایج ممیزی‌های قبلی تعیین ‌گردد.
• مسئولیت‌ها برای ممیزی فعالیت‌ها / نواحی مشخص شده.

معاهدات ممیزی و روش‏های‏اجرایی بایستی ایجاد و نگهداری شوند. نکات ذیل بایستی پوشش داده شوند.

• تخصیص منابع به فرایند ممیزی.
• نیازمندی‏های کارکنان و بخصوص آن مواردی که تیم ممیزی دارا می‏باشد:
• استقلال کافی از فعالیت‌های ممیزی شده به‏منظور توانمندسازی اهداف و قضاوت عادلانه‌.
• مهارت ضروری در زمینه‌های مرتبط.
• کمک از متخصصین متعدد، در صورت نیاز.
• روش‌هایی برای انجام و مستندسازی ممیزی‌ها، که ممکن است شامل استفاده از پرسشنامه‏ها، چک‏لیست‏ها، مصاحبه‏ها، اندازه‌گیری‏ها و مشاهدات مستقیم گردد که با نوع فعالیتی که ممیزی می‏شود، مرتبط است.
• روش‏های اجرایی برای گزارش یافته‌های ممیزی به روشی کنترل شده به افرادی که مسئول فعالیت/ ناحیه ممیزی شده هستند، که این افراد بایستی به موقع در مورد فعالیت‌های اصلاحی گزارش شده و فرصت‌های بهبود اقدام نمایند. گزارش‌دهی بایستی بیانگر:
• انطباق و عدم انطباق سیستم مدیریت HSE با الزامات مشخص.
• اثربخشی سیستم مدیریت HSE استقرار یافته در دست‌یابی به اهداف و معیارهای عملکرد.
• پیاده‏سازی و اثربخش بودن اقدامات اصلاحی از ممیزی‏های قبلی.
• نتیجه‏گیری‏ و توصیه‏ها.
• سیستمی برای ممیزی و پیگیری وضعیت‏ پیاده‏سازی اقدامات پیشنهادی ممیزی‌.
• توزیع و کنترل گزارشات ممیزی.

2-7- بازنگری

مدیریت ارشد شرکت بایستی در فواصل زمانی معین، سیستم مدیریت HSE و عملکرد آن را مورد بازنگری قرار داده و از پیوستگی تناسب و اثربخشی آن اطمینان حاصل کند. بازنگری بایستی بصورت وی‍ژه موارد ذیل را بیان نماید، ولی منحصر به این موارد نیز نخواهد بود:

• نیاز به تغییرات احتمالی در خط‌مشی و اهداف در پرتو تغییر شرایط و تعهد برای تلاش در مسیر بهبود مستمر.
• تخصیص منابع برای استقرار سیستم مدیریت HSE و نگهداری آن.
• محل و/ یا موقعیت‌ها بر پایه‌ خطرات و ریسک‌های ارزیابی‏شده طرح‌ریزی وضعیت اضطراری.

فرایند بازنگری بایستی مستند شده و نتایج آن ثبت شود تا پیاده‏سازی تغییرات نتیجه‏بخش را تسهیل نماید. بازنگری بایستی برای استحکام مسمتر تلاش‌ها، برای بهبود عملکرد HSE انجام گیرد.  (محمدی و غیره 1388)