• مدیران مدیران پروژه ها

 

• مدیران پروژه ها و سایر اعضای تیم پروژه

 

• مشتریان پروژه و سایر ذینفعان پروژه

 

• مدیران وظیفه ای دارای کارکنان تخصیص داده شده به تیم های پروژه

 

• آموزگارانی که مدیریت پروژه و موضوعات مرتبط را تدریس می کنند

 

• مشاوران و سایر متخصصین در مدیریت پروژه و حوزه های مرتبط

 

• مربیانی که برنامه های آموزش مدیریت پروژه را تهیه می کنند

 

این سند به عنوان یک مرجع پایه، نه جامع و نه بسیار کلی است. همچنین به عنوان یک مرجع پایه توسط انجمن مدیریت پروژه در مورد شیوه ها و دانش مدیریت پروژه برای برنامه های توسعه ی حرفه ای آن که شامل موارد زیر می باشد، مورد استفاده قرار می گیرد:

 

• گواهی نامه ی حرفه ای مدیریت پروژه (PMP)

 

• تأییدیه ی برنامه های آموزشی در مدیریت پروژه

 

۴-۱- تعریف پروژه
سازمان ها کار انجام می دهند . کار عموماً دربرگیرنده ی عملیات و پروژه می باشد؛ هرچند ممکن است این دو هم پوش انی داشته باشند . عملیات و پروژه ها در بسیاری ویژگی ها سهیم می باشند؛ برای مثال آنها:

 

• توسط افراد انجام می شوند

 

• با منابع محدود مقید شده اند

 

• برنامه ریزی، اجرا و کنترل می شوند

 

پروژه ها اغلب به عنوان وسیله ای جهت دستیابی به برنامه ی راهبردی سازمان اجرا می شوند. عملیات ها و پروژه ها در اصل از آنجا متفاوت می باشند که عملیات ها پیوسته و تکراری هستند، در حالی که پروژه ها موقتی و یکتا می باشند . بنابراین یک پروژه می تواند در قالب ویژگی های مشخص آن تعریف شود .
یک پروژه تلاشی موقتی است که به منظور ایجاد محصول یا خدمتی یکتا تعهد می شود. موقتی بدان معنا است که هر پروژه ای آغاز و پایانی معین دارد، یکتایی بدان معنا است که محصول یا خدمت از جهاتی از سایر محصول ها یا خدمت ها متمایز می باشد . در بسیاری سازمان ها، پروژه ها ابزارهایی جهت پاسخگویی به درخواست هایی هستند که به واسطه ی محدودیت های عملیات عادی سازمان نمی توان به آنها پرداخت.
پروژه ها در همه ی سطوح سازمان تعهد می شوند . آنها می توانند دربرگیرنده ی تنها یک فرد یا هزاران نفر باشند . مدت زمان آنها از چند هفته تا بیش از پنج سال متغیر می باشد . ممکن است پروژه ها شامل واحدی منفرد از یک سازمان باشند یا در مواردی چون سرمایه گذاری مشترک و شراکت از مرزهای سازمانی بگذرند . پروژه ها از جهت درک راهبرد کسب وکار سازمان اجرایی، حیاتی می باشند؛ چرا که پروژه ها ابزاری برای پیاده سازی این راهبرد محسوب می گردند . موارد زیر مثال هایی از پروژه می باشند:

 

• توسعه ی یک محصول یا خدمت جدید

 

• ایجاد یک تغییر در ساختار، کارکنان یا سبک سازمان

 

• طراحی یک وسیله ی حمل ونقل جدید

 

• توسعه یا ایجاد یک سیستم اطلاعاتی جدید یا اصلاح شده

 

• احداث یک ساختمان یا تأسیسات

 

• ساخت یک سیستم آبرسانی برای یک اجتماع در یک کشور در حا ل توسعه.

 

• راه اندازی مبارزات برای یک دفتر سیاسی

 

• اجرای یک رویه یا فرایند جدید کسب وکار

 

۴-۱-۱- موقتی به چه معناست ؟
موقتی بدان معنا است که هر پروژه ای آغاز و پایان مشخصی دارد . پروژه وقتی به پایان می رسد که اهداف آن تحقق یافته باشند یا وقتی که آشکار شود اهداف پروژه برآورد ه نمی شوند یا نمی توانند برآورده شوند یا اینکه دیگر به پروژه نیاز نیست و پروژه خاتمه یافته است . موقتی الزاماً به معنای کوتاه بودن مدت زمان نمی باشد؛ بسیاری از پروژه ها چندین سال به طول می انجامند . با این همه در تمامی موارد مدت زمان پروژه محدود است؛ پروژه ها تلاش هایی پیوسته نیستند. علاوه بر این، معمولاً موقتی بودن در مورد محصول یا خدمتی که به وسیله ی پروژه ایجاد می شود، مصداق ندارد . پروژه ها اغلب می توانند اثرات زیست محیطی، اقتصادی و اجتماعی خواسته و ناخواسته ای داشته باشند که بسیار بیش از خود پروژه ها باق ی می مانند. بیشتر پروژه ها به منظور ایجاد نتیجه ای ماندگار تعهد می شوند . به عنوان مثال، پروژه ی برپاکردن یک بنای یادبود ملی، نتیجه ای را ایجاد خواهد کرد که انتظار می رود قرن ها ماندگار باشد . ممکن است یک مجموعه از پروژه ها و یا پروژه های مکمل موازی برای دستیابی به یک هدف راهبردی مورد نیاز باشند. اهداف پروژه ها و عملیات ها اساساً متفاوت هستند . هدف یک پروژه این است که به هدف دست یابد و پروژه خاتمه یابد . هدف یک عملیات غیرپروژه ای مستمر معمولاً این است که به کسب وکار تداوم بخشد . پروژه ها اساساً متفاوت می باشند ، زیرا پروژه وقتی خاتمه می یابد که اهداف بیان شده اش حاصل شده باشند، در حالی که تعهدات غیرپروژه ای مجموعه ای جدید از اهداف را می پذیرند و به کار ادامه می دهند. ممکن است طبیعت موقتی پروژه ها در سایر جنبه های این تلاش نیز مصداق یابد:

 

• چشم انداز بازار یا فرصت معمولاً موقتی است بیشتر پروژه ها چارچوب زمانی محدودی دارند که در آن محصول یا خدمت خود را تولید می کنند.

 

• تیم پروژه، به عنوان یک تیم، به ندرت پس از پروژه باقی می ماند بیشتر پروژه ها توسط تیمی که در راستای هدف یکتای انجام پروژه تشکیل شده، اجرا می شوند و تیم هنگام اتمام پروژه منحل می شود.

 

۴-۱-۲- محصول، خدمت یا نتیجه ی یکتا
پروژه ها متضمن انجام چیزهایی هستند که پیش از آن انجام نشده اند و بنابراین چیزهای یکتایی هستند . یک محصول یا خدمت حتی در صورت تعلق به یک دسته ی بزرگ، می تواند یکتا باشد .
برای مثال هزاران سا ختمان اداری ساخته شده اند ولی هر یک از این تأسیسات یکتا می باشند کارفرمای متفاوت، طرح متفاوت، مکان متفاوت، پیمانکاران متفاوت و نظایر آن . وجود عناصر
تکراری در اصل یکتایی کار پروژه تغییری ایجاد نمی کند . برای مثال:

 

• یک پروژه ی توسعه ی هواپیمای مسافربری تجاری جدید می تواند به چندین پیش نمونه مدل نیاز داشته باشد.

 

• یک پروژه ی ارائه ی داروی جدید به بازار می تواند به منظور پشتیبانی از آزمایش های درمانی به هزاران دز از آن دارو نیاز داشته باشد.

 

• یک پروژه جهت توسعه ی مستغلات می تواند دربرگیرنده ی صدها واحد مجزا باشد.

 

• یک پروژه ی توسعه ای ) مثلاً آب و فاضلاب ( می تواند در پنج ناحیه ی جغرافیایی اجرا شود.

 

۴-۱-۳- تفصیل فزاینده
تفصیل فزاینده یک ویژگی از پروژه هاست که مفاهیم موقتی و یکتایی را یکپارچه می نماید . به دلیل آنکه محصول هر پروژه ای یکتاست، ویژگی هایی که محصول یا خدمت را متمایز می سازند باید به صورت فزاینده تفصیل یابد . به صورت فزاینده به معنی (( پیش روی در مراحل، تداوم مستمر راه یابنده است )) در حالی که تفصیل یافته به معنی (( انجام کار با دقت و تفصیل ، کاملا تکوین یافته )) می باشد . این ویژگی های متمایز به صورت گسترده در اوایل پروژه تعریف می شوند و همان طور که تیم پروژه درکی بهتر و کامل تر از محصول در ذهن می پروراند، واضح تر و مفصل تر می شوند. تفصیل فزاینده ی ویژگی های محصول، مخصوصاً هنگامی که پروژه در قالب پیمان اجرا می شود باید به دقت با تعریف مناسب محدوده ی پروژه هماهنگ گردد. هنگامی که محدوده ی پروژه کاری که باید انجام شود به طور مناسب تعریف گردید، می بایست حتی اگر ویژگی های محصول نیز به صورت فزاینده ای تفصیل یابند، ثابت باقی بماند . رابطه بین محدوده ی محصول و محدوده ی پروژه در ادامه ، بیشتر مورد بحث واقع می گردد.