ج) گستره تصمیم یک واحد بر سایر واحدها:هر قدر میزان تأثیر گذاری تصمیمات یک واحد بر عملیات واحدهای دیگر بیشتر باشد،مشارکت سایر واحدها در تصمیم گیری بیشتر شده و این امر زمینه را برای عدم تمرکز سازمانی فراهم می نماید.(همان منبع:ص۴۵)

چرا تمرکز و عدم تمرکز مهم است؟به منظور پیشگیری از انباشتگی اطلاعات در نزد مدیر،باید اتخاذ تصمیمات به دیگران واگذار گردد و تمرکز از یک نقطه واحد به سراسر سازمان پخش شود. عدم تمرکز واکنش سازمان ها را در برابر تغییرات محیطی تسریع می نماید. Alas&Vilson, 2012, 495))
۲-۲۲-۳ رسمیت
حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش به قوانین، مقررات و و رویه ها متکی است رسمیت نام دارد و یا به میزان اسناد و مدارکی اطلاق می شود که در سازمان وجود دارد.در این اسناد،روش ها،شرح وظایف ،مقررات و سیاست هایی که سازمان باید رعایت و اجرا نماید نوشته شده است.از اینرو وقتی رسمیت بالاست، شرح شغل های مشخص،قوانین و مقررات و دستورالعمل های روشنی درباره فرایند کار در سازمان وجود دارد.وقتی رسمیت کم است رفتار کارکنان به طور نسبی می تواند برنامه ریزی نشده باشد.در چنین موقعیتی، کارکنان در بکارگیری نقطه نظرات خود از آزادی عمل بیشتری برخوردارند. (مجیبی و میلانی ،۱۳۹۰،ص ۱۶)
چرا رسمیت مهم است؟استاندارد نمودن رفتار،تغییر پذیری را کاهش می دهد.همچنین باعث هماهنگی در کار می شود.منافع اقتصادی حاصل از رسمیت را نباید بیش از حد جلوه داد.رسمیت بیشتر آزادی عملی را از متصدیان می طلبد.مشاغلی که ازرسمیت کمتری برخوردار باشند،قضاوت های تخصصی متصدیان در آن ها بیشتر کاربرد دارد. Alas&Vilson, 2012, 496))
فنون رسمی سازی: مدیران، فنونی در اختیار دارند که به کمک آن ها می توانند رفتار کارکنان خود را اصلاح کنند.این فنون عبارتند از:
گزینش: یک فرایند گزینش اثربخش به منظور تعیین تناسب متقاضیان با سازمان طراحی می شود.
الزامات نقش: هر شغل با توجّه به انتظاراتی که از آن می رود،انجام می شود.
قوانین،رویه ها و خط مشی ها: بیانیه های واضح و روشنی هستند که به کارکنان می گویند چه چیزی یا کاری را انجام داده و چه کاری را انجام ندهند.
آموزش: بسیاری از سازمان ها برای کارکنان خود دوره های آموزشی تدارک می بینند.(صادقی،۱۳۹۱:ص۳)
ابعاد محتوایی
ابعد محتوایی معرف کل سازمان و جایگاه آن است .این متغیرها وضعیت ابعاد ساختاری سازمان را تعیین می کنند.ابعاد محتوایی عبارتند از : استراتژی، عدم اطمینان محیطی، تکنولوژی، اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی. اجزای ساختار باید به گونه ای برگزیده شوند که ضمن حفظ سازگاری داخلی، با وضع سازمان،یعنی اندازه و پیشینگی، محیط فعّالیت و نظام بهره برداری و همانند آن نیز سازگار باشند.(مجیدی و دیگران ،۱۳۹۰،ص ۱۰)
۲-۲۳ عوامل تأثیر گذار بر ساختار
از عوامل مهم تأثیرگذار بر ساختار عبارتند از : اندازه سازمان، استراتژی(هدف ها و استراتژی)،فناوری
سازمانی، محیط، قدرت کنترل.یک ساختار سازمانی اثربخش و کارا باید بتواند بین ابعاد ساختاری
(رسمیت، تمرکز،پیچیدگی)و ابعاد محتوایی(اندازه، فناوری،استراتژی،محیط)سازمان تعادل برقرار کند.
توجّه به عوامل اقتضایی در محیط متلاطم امروزی امری حیاتی است و در مواردی بقای سازمان را رقم
می زند .از اینرو ، ساختار باید با در نظر داشتن این عوامل طراحی شود تا زمینه تحقق اهداف و راهبرد های سازمان را فراهم کند.(حجازی،۱۳۸۸،ص۷۱)
۲-۲۴ تأثیر مهندسی مجدّد بر ساختار سازمانی
مهندسی مجدّد ،تغییری شگرف است و هنگامی رخ می دهد که شرکت ها طراحی دوباره و ریشه ای کار را برای بهبود چشمگیر عملکرد انجام می دهند.مایکل همر و جیمز چمپی در کتابشان بیان می‌دارند که کلی ترین احساس مهندسی مجدّد، شروع دوباره می باشد.مهندسی مجدّد یعنی اگر ما امروز با تمام دانش فنی و امکانات تکنولوژی، شانس تاسیس مجدّد سازمان خود را داشتیم، آنرا چگونه ایجاد می کردیم؟
مهندسی مجدّد یعنی دگرگونی و بازسازی به کمک تکنولوژی اطلاعات .مهندسی مجدّد سازمان ها به مجموعه کارهایی گفته می شود که یک سازمان برای تغییر فرآیندها و کنترل های درونی خـود انـجـام می دهد تا از ساختار سنتی عمودی و سلسله مراتبی به ساختاری افقی، میان فعالیتی Cross-functional، مبتنی بر گروه Team-base و مسطح Flat Structure تبدیل شود که در آن، همه فرآیندها برای جلب رضایت مشتریان صورت می گیرد(شیخی،۱۳۸۹:ص۱۹)اکثر سازمان های امروزی ساختار « دودکشی» دارند. دوایر نسبتا بزرگ با سلسله مراتبی که به طور مجزا از یکدیگر فعّالیت می کنند و تداخل فعّالیت ها اگر هم وجود داشته باشد در سطح بسیار محدودی و آن هم عمدتا در سطوح تحتانی است. برنامه مهندسی مجدّد معمولا باعث تبدیل سازمان از ساختار « دودکشی» به شبکه(Grid) می شود که در آن ،تیم های کاری مرز فعّالیت ها را قطع می کنند و اگرچه فعّالیت ها هنوز وجود دارند ، اما بسیار محدود و باریک شده اند. تحول بعدی سازمان ها، حرکت به سمت « حباب های تیمی» است که در آن افراد با گردآوردن تخصص ها و قابلیت های خود در یک محل، روی فرآیندهای خاص،پروژه های دگرگونی، و یا پروژه های دگرگونی فنی متمرکز شده اند. سازمان های حبابی بسیار سیال هستند ؛ تیم هایی که شکل می گیرند و از هم می پاشند و افرادی که جای خود را به یک فرهنگ غیر رسمی و باز و ارتباطات بسیار عالی که به وسیله تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات پشتیبانی میشود، داده است.فرهنگ و سبک رهبری در چنین سازمان هایی با روش های سنتی که در سازمان های «دودکشی» دیده می شود بسیار تفاوت دارد، از همین رو مهندسی مجدّد اغلب با برنامه گسترده تغییر فرهنگ همه سطوح سازمان همراه است. در مهندسی مجدّد، یک سازمان برای در هم شکستن موانعی که به صورت واحدهای وظیفه ای به وجود آمده اند از فناوری اطلاعات استفاده می کند و بر مبنای فرایند کارها، محصولات یا دستاوردها (و نه بر حسب اقلام ورودی و وظیفه)، یک سیستم کاری به وجود می آید. تمرکز زدایی،وابستگی دو طرفه یا متقابل و مشارکت در اطلاعات سنگ بنای مهندسی مجدّد را شکل می دهد.)مرحمتی،۱۳۹۲:ص۱۷۶)
۲-۲۵ داده، اطلاعات ودانش:
در ابتدای این قسمت لازم است توضیحی درباره سه واژه داده، اطلاعات ودانش ارائه و تفاوت آن ها مشخص شود تا هنگامی که در ادامه به تعریف فناوری اطلاعات پرداخته می شود،منظور از اطلاعات کاملا” واضح و مشخص باشد.اغلب، داده ها و اطلاعات به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می گیرند،اما این دو واژه کاملا” متفاوتند.داده ها،حقایق خام، خلاصه نشده و تجزیه و تحلیل نشده هستند در حالیکه اطلاعات داده ای است که به شکل معنی دار در آمده و پردازش شده است.
داده همیشه داده است،اما آنچه برای یک فرد حکم اطلاعات است می تواند برای شخص دیگری بسیار مفصل و جزئی باشد.از طرفی دانش، ظرفیت استفاده و بکارگیری اطلاعات است.تحصیلات و تجربه ای که مدیر دارا می باشد او را قادر می سازد تا از اطلاعاتی که دریافت می نماید،بهره گیری مؤثر نماید.دانش بدین معنی است که مدیران می توانند اطلاعات را تفسیر کرده و در تصمیم گیری خود بکارگیرند. (ایران نژاد و دیگران ،۱۳۹۲ ،ص۲۴).ارتباط بین داده، اطلاعات ودانش در شکل ۲-۲ نشان داده شده است.یک شخص دارای دانش، اطلاعاتی را درخواست می کند که درتصمیم گیری او مورد استفاده قرار گیرد و از آن حمایت نماید.در نتیجه داده ها،احتمالا” توسط یک برنامه رایانه ای به صورت اطلاعات در می آیند.سپس از دانش تخصصی استفاده می شود تا اطلاعات خواسته شده مورد تفسیر قرار گیرد و نتیجه گیری به انجام برسد.البته این چرخه می تواند چندین بار تکرار شود، چرا که ممکن است اطلاعات بیشتری لازم باشد تا بتوان به تصمیم موردنظر دست پیدا کنیم که هر دو نیاز ضروری به دانش دارند.(همان منبع:ص۲۵)
دانش
تصمیم گیری
داده
اطلاعات
شکل (۲-۲)ارتباط بین داده، اطلاعات و دانش(ماهرالنقش،۸۷: ص۳۲)
۲-۲۶فناوری اطلاعات
عصر حاضر به روایت الوین تافلر ،عصر فراصنعتی یا عصر اطلاعات است . همان گونه که اختراع ماشین بخار موجب وقوع انقلاب صنعتی شد و در شیوه مدیریت و تولید در سازمان ها تحولات شگرفی به وجود آمد ،در عصر اطلاعات نیز با رشد حیرت انگیز توان و کیفیت رایانه ها ، گسترش شبکه جهانی اینترنت، شکسته شدن مرزهای ارتباطی سازمانی،به همراه چهار تحول سرعت، قدرت ،ثروت و اطلاعات و همچنین سه انفجار اطلاعات، جمعیت و انتظارات ، شرایط جدیدی برای سازمان ها و مدیران فراهم شد.در حالی که انقلاب صنعتی در اوایل قرن هجدهم به وسیله قدرت بخار به وجود آمد،انقلاب فرا صنعتی در دهه ۱۹۷۰ بر اساس قدرت فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی آغاز شد.فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی ،موتور محرکه این انقلاب بود و همه چیز از جمله شیوه مدیریت و سازماندهی سازمان ها را تغییر داده است .تا دهه ۱۹۷۰ اغلب سازمان ها از ساختار سلسله مراتبی و بروکراتیک برخوردار بودند ، اما با گذشت زمان عدم انعطاف ساختارهای سلسله مراتبی و بروکراتیک ثابت شد و از دهه ۱۹۸۰ اشکال جدیدی از سازمان ها همچون سازمان بدون مرز(اشکنس و دیگران ۱۹۹۵)،سازمان فرابروکراتیک (هیکسچر۱۹۹۴) ،سازمان دانش محور(باداراکو۱۹۹۱)، سازمان شبکه ای(گوشال ۱۹۸۶،پاول ۱۹۹۰،روکارت ۱۹۹۱)،سازمان سلولی(میلز و دیگران۱۹۹۷)، سازمان شبکه عنکبوتی(کویین،اندرسون،فینکلستین۱۹۹۶)،و سازمان مجازی (مالون و دیویدو ۱۹۹۲)ظهور کرد.(اسماعیلی و دیگران ،۱۳۹۲،ص۴۱)
۲-۲۷ تعریف فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات شاخه ای از تکنولوژی و فناوری است که اختصاص دارد به الف) بررسی و بکارگیری داده و پردازش آن شامل:دریافت و جمع آوری خودکار داده، تغییرات(تغییر شکل)داده، مدیریت داده،جابجایی و حرکت داده، کنترل داده، نمایش داده، تعویض داده، تبادل داده، انتقال و دریافت داده و ب)توسعه و گسترش و استفاده ازرویه های سخت افزاری، نرم افزاری و سازمان افزاری و مرتبط با این پردازش(باغبان و دیگران ،۱۳۹۱،ص ۱۸).
فناوری اطلاعات مربوط به کاربرد سیستم های اطلاعاتی ،ارتباطات و مکانیزاسیون اداری و کامپیوتر است و اگر آن را مثلثی در نظر بگیریم، سه رأس آن راسیستم های اطلاعاتی،ارتباطات و مکانیزاسیون اداری تشکیل می دهند(اسماعیلی و دیگران ،۱۳۹۲:ص۴۲).
فناوری اطلاعات را می توان مجموعه فنون و ابزاری دانست که در جهت بهینه سازی و پشتیبانی فعّالیت های سازمان بر محور اطلاعات و دانش به کار گرفته می شوند.از دیدگاه فنّی می توان یک سیستم اطلاعات را به پاره ای از اجزای به هم پیوسته تعریف کرد که به گردآوری ،پردازش و نگهداری و پخش اطلاعات به منظور یاری رساندن به تصمیم گیری ها و کنترل در سازمان می پردازد.
( Attaran,2012,p5 )
در یک رویکرد ابزاری به هر آنچه که موجب جمع آوری،گردش،پردازش و تبادل اطلاعات و پیام ها بدون محدودیت مکانی و زمانی می شود ، فناوری اطلاعات گفته می شود. با یک رویکرد راهبردی،فناوری اطلاعات یک استراتژی،اندیشه،فکر و ابزار در حوزه انسان همراه با نوآوری است.
p26). 2013،(Afzali
۲-۲۸ دلایل به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان
انگیزه ها و دلایل به کارگیری فناوری اطلاعات برای سازمان ها،شرکت ها و کشورها می تواند متفاوت باشد و به همین ترتیب عوامل مختلفی نیز ممکن است بر فرایند به کارگیری و نفوذ فناوری اطلاعات در سازمان ها و کشورها تأثیر گذار باشد.با توجّه به مجموعه شرایط،امروزه بهره گیری و استفاده از فناوری اطلاعات به ضرورتی اجتناب ناپذیر تبدیل شده و همه سازمان ها می بایست برای توسعه و به کارگیری آن در سازمان و ایجاد مزیت رقابتی برای خود به طور مؤثر از آن استفاده کنند.امروزه سازمان ها بیشتر به منظور ارتقای بهره وری و ایجاد ارزش افزوده و ایجاد مزیت رقابتی از فناوری اطلاعات استفاده می کنند.(ایران نژاد،۱۳۹۲:ص۲۵) نمونه ای از این فناوریها عبارتند از: پست الکترونیک، ویدئو کنفرانس، فناوری هایی از قبیل طراحی به کمک ر ایانه،تولید به کمک رایانه و مهندسی به کمک رایانه. این قبیل فناوریها باعث هماهنگ سازی فعالیت ها در سازمان می شود.مهندسی مجدّد کسب و کار، روشی است که به ایجاد تغییر در سازمان کمک و فرایندهای جدید و شیوه های نوین انجام کار را به سازمان معرفی می کند .بنابراین، جهت رسیدن به این مقصود عناصر خاصی برای ایجاد تغییرات درسازمان مورد نیاز خواهد بود که این عناصر به تسهیل کننده ها معروفند و در حکم ابزاری برای تغییر فرایندها عمل می کنند.فناوری اطلاعات به ایجاد تغییرات در سازمان ها کمک می کند، آن هم عمدتاً تغییراتی در ماهیت کار، ادغام وظایف سازمانی و تبدیل نیروهای رقابتی. از آنجا که فناوری اطلاعات می تواند در ایجاد تغییرات به مهندسی مجدّد یاری برساند، از این رو می توان آن را در حکم تسهیل کننده فرایند مهندسی مجدّد تلقی کرد. (رضی،۱۳۸۸:ص۳۷)
۲-۲۹کارکردهای پایه فناوری اطلاعات
هر جا که فناوری اطلاعات به کار رود،حداقل یکی از عملیات زیر یا ترکیبی از آن ها اتفاق میافتد:
۱-تبدیل اطلاعات:اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر تبدیل می شود.
۲-ذخیره سازی اطلاعات:مثل ذخیره صدا بر روی نوار یا دیسک
۳-پردازش اطلاعات:مثل محاسبه معدل دانش آموزان با رایانه
۴-تبادل اطلاعات:از یک رایانه به رایانه دیگر(باغبان و دیگران ،۱۳۹۱ :ص ۱۹)
۲-۳۰ تعریف سیستم های اطلاعات
سیستم های اطلاعات در واقع مجموعه ای است از عناصر مرتبط با هم که داده ها و اطلاعات را گردآوری ،پردازش و توزیع می کند و بازخورد دست یابی به یک هدف را ارائه می دهد.(بنائیان،۱۳۸۷:ص۱۴۹)
از دیدگاه فنی می توان یک سیستم اطلاعات را به پاره ای از اجزای به هم پیوسته تعریف کرد که به گردآوری، پردازش، نگهداری و پخش اطلاعات به منظور یاری رساندن به تصمیم گیری ها و کنترل در سازمان می پردازد. , ۲۰۱۳, p27) ( Afzali