مدیریت منابع انسانی الکترونیک توانایی بالقوهای در هر دو حوزه کارآیی و اثر بخشی دارد. کارآیی را در مدیریت منابع انسانی الکترونیک میتوان با بهره گرفتن از موارد زیر بدست آورد:
از طریق کاهش دادن زمان های ملاقات برای کارهای غیر کاغذی، افزایش دادن دقت داده ها و کاهش دادن منابع انسانی بیش از حد.
اثر بخشی می تواند از طریق بهبود دادن شایستگیهای مدیران و کارمندان در جهت گرفتن تصمیمات بهتر و سریعتر، تحت تاثیر قرار گیرد.
دسترسی آسان و گسترده به داده های منابع انسانی و سهولت در طبقه بندی و دستهبندی مجدد داده ها.
یک پروفایل داخلی سطح بالا برای منابع انسانی می تواند منجر به فرهنگ کاری بهتری شود.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک منجر به یک سیستم شفافتر می شود.
کاهش قابل ملاحظه بار اداری
فراهم آوردن پشتیبانی یکپارچه از مدیریت منابع انسانی و تمامی فرآیندهای اصلی درون شرکت.
گردش کاری قویتر در فرایند کسب و کار و بهرهوری و رضایت بیشتر کارمندان.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک با حفظ کیفیت داده ها، موجب صرفهجویی در هزینهها می شود.
تمرکززدایی[۲۴] وظایف منابع انسانی .(Kaur, 2013)
از سوی دیگر متخصصان پنج فرصت زیر را برای پیادهسازی این سیستمها ذکر می کنند:
سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیکی می تواند به میزان قابل توجهی کارآییهای فزاینده خاص منابع انسانی را بهبود داده و بنابر این حداقلهای دانشی و مهارتی یک سازمان را بهبود بخشیده و آنرا برای فضای رقابتی توانمند سازد.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک می تواند یک شرکت را به فضای جدیدی وارد نماید که در آن تعداد و تنوع گزارشهای مرتبط به مسائل منابع انسانی بسیار چشمگیر میباشد.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک برای مدیران این واحد فرصت مناسبی ایجاد می کند تا توجه آنان از فرآیندهای تراکنشی روزمره به فرآیندهای استراتژیک مدیریت منابع انسانی جلب شود. از آنجایی که توسط مدیریت منابع انسانی الکترونیک بر سامانههای الکترونیکی مرتبط با آن فرآیندهای روزمره و تکراری منابع انسانی به شکل اتوماتیک و با حداقل دخالت نیروی انسانی انجام می شود، نیاز به تحلیلی که بتوانند بر فعالیتهای منابع انسانی بر میزان تطابق آنها با طرحها و اهداف سازمان متمرکز شده اند، افزایش مییابد.
بسیاری از سیستمها این امکان را برای کارکنان فراهم می کنند تا با بهره گرفتن از امکانات مهیا شده خود، بخشی از واحد منابع انسانی شده و بتوانند فرآیندهای مربوط به ورود اطلاعات خود و یا به روز رسانی را انجام داده و بخشی از فعالیتهای تکراری واحد منابع انسانی را کاهش دهند..
از آنجایی که اجزای یک سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیک کاملاً با یکدیگر یکپارچه و هماهنگ شده اند، این امکان را برای سازمان فراهم می کند که فعالیتهای واحد منابع انسانی خود را به سهولت باز طراحی نموده و وظیفه انجام بسیاری از کارهایی را که قبلاً توسط کارمندان واحد منابع انسانی انجام میگرفته به سیستمهای الکترونیکی محول نماید. میزان اثر هر کدام از موارد فوق به عنوان فرصتی در عرصه مدیریت منابع انسانی الکترونیک مطابق جدول زیر است(حسینی و دیگران ، ۱۳۸۸).
عنوان فرصت | درصد اثر در e-HRM |
بهبود حداقلهای دانش و مهارت در سازمان و ایجاد مزیت و رقابت | ۱۱ |
تنوع در گزارشهای منابع انسانی و افزایش تعداد آنها | ۲۷ |
تمرکز بر برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی به جای پیگیری کارهای روزمره | ۳۵ |
توزیع وظایف واحد منابع انسانی بین کارمندان سازمان و افزایش مشارکت | ۱۴ |
سهولت در طراحی مجدد فرآیندهای منابع انسانی به دلیل یکپارچگی اجزای نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی الکترونیکی | ۱۳ |
جدول ۲-۲) فرصتهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک (حسینی و دیگران ، ۱۳۸۸)
معایب مدیریت منابع انسانی الکترونیک :
دسترسی غیر قانونی[۲۵] : یکی از معایب اصلی مدیریت منابع انسانی الکترونیک این است که دسترسی به اطلاعات آزاد بوده و هر کسی می تواند به اطلاعات استراتژیک دست یافته و از آن در هر جهتی بدون هیچ اجازهای از سازمان استفاده نماید.
دانش تخصصی شده[۲۶]: یکی از مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک این است که ممکن است به سازمان در جهت کاهش هزینه های پرسنل منابع انسانی کمک کند در حالیکه مدیریت منابع انسانی الکترونیک می تواند نیاز برای کارکنان فنی با دانش فناوری ویژه و نیز حوزه های کارکردی را افزایش دهد.