۲-۲۰ مرحله نظارت و اجرا
به ندرت اتفاق می افتد که در پروژه ای تمام فعالیتها از زودترین تاریخ شروع خود اجرا یا در دیرترین تاریخ خاتمه خود به پایان برسند یا مدت و هزینه واقعی اجرای آن ها با مدت و هزینه پیشبینی شده برابر باشد. همچنین در مراحل مختلف اجرای یک پروژه ممکن است فعالیتهایی به پروژه افزوده و یا فعالیتهایی ازآن کاسته شود. بنابرین کنترل و نظارت یک مرحله اساسی در مدیریت پروژه محسوب میگردد و به هنگام نمودن برنامه زمانبندی در پرودهای معین میتواند باعث بالا رفتن کیفیت نحوه انجام فعالیتهاگردیده و از تاخیرهای احتمالی جلوگیری نماید. به هنگام نمودن (Up Date) پروژه به معنی به هنگام کردن فعالیـتهای پروژه و روابط میان آن ها، به هنگام کردن اطلاعات زمانی فعالیتها، به هنگام کردن اطلاعات هزطنه و منابع اجرایی فعالیتها میباشد. در مرحله نظارت و کنترل وضعیت کنونی پروژه در پریود زمانی تعیین شده و میزان انحرافات از برنامه زمانبندی مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و راهکارهایی جهت انجام پروژه حتی المقدور در تاریخ پایان پیشبینی شده آن و یا حداقل نزدیک به زمان مورد انتظار با کمترین مقدار افزایش هزینه ارائه میگردد. در این مرحله گزارشاتی از قبیل زمانبندی به هنگام شده، منحنی های تحلیل هزینه، هیستوگرام های مربوط به هزینه های مربوط به هزینه های مصرف شده و منابع مورد نیاز پروژه و نمودارهای پیشرفت تهیه میشوند؛ که این گزارشات و تحلیل های آن به مدیر پروژه کمک میکند تا بتواند صحیح و به موقع تصمیم گیری نماید.
۲-۲۱ تجزیه و تحلیل، ارزشیابی و ذخیره سازی اطلاعات پروژه
برنامه ریزی و کنترل پروژه وقتی میتواند مؤثر و مفید بوده و عملیات اجرائی آن را تسهیل نماید که به صورت نظام گرا و با نگرش سیستمی اجرا گردد. یکی از تواناییهای سیستم ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله از اجرای پروژه و تاثیر آن بر روند پیشرفت پروژه میباشد. کنترل پروژه علاوه بر اینکه نحوه پیشرفت مالی پروژه را مورد بررسی قرار میدهد در مقاطعی که مشکلاتی از قبیل افزایش بی مورد هزینه های اجرائی، کمبود منابع و مواد مورد نیاز، عدم اجراء فعالیتهای کلیدی پروژه در تاریخ تعیین شده و … بروز نماید، مدیر پروژه را در تشخیص راه حل مشکل یاری می کند. راه حل مشکل در بسیاری از مواقع میتواند باعث زمانبندی و برنامه ریزی مجدد پروژه شود. ایجاد یک بانک اطلاعاتی و سیستم پشتیبان تصمیم در مرحله ارزشیابی پروژه میتواند بسیار مفید واقع شود. این سیستم باید شامل موارد زیر باشد: سیستم تدارکات و کنترل موجودی برای مواد مورد نیاز پروژه. سیستم بودجه بندی و مالی پروژه. سیستم بایگانی فنی اسناد و مدارک پروژه. سیستم مقایسات کیفی و تهیه و تأیید صورت وضعیت ها.· سیستم اطلاعاتی انبار جهت کنترل صحیح و کاهش هزینه ها. سیستم ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله در مرحله کنترل پروژه. اگر پروژه را به صورت یک سیستم در نظر بگیریم که علاوه بر داده، ستاده و پردازش شامل بازخورها (Feedback) نیز میباشد، در مرحله کنترل این بازخورها پس از بررسی و ذخیره سازی میتوانند به عنوان اطلاعاتی ارزشمند در جهت تسهیل برنامه ریزی و اجراء پروژه های بعدی و راهبری سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه در چرخه حیات آن مفید و مؤثر واقع شوند.
۲-۲۲ مراحل اجرایی فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه
برنامه ریزی پروژه شامل موارد زیر میباشد:
۱- دریافت اطلاعات و داده های مورد نیاز در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه از کارفرما شامل:
· اهداف، سیاستها و خط مشی های کارفرما. اطلاعات کامل در مورد وضعیت موجود واحد اجرایی پروژه. نسخه ای از قرارداد فیمابین کارفرما و پیمانکاران. نقشه های اصل و نقشه های مهندسی. اطلاعات لازم دررابطه با وضعیت سفارش درراه بودجه مصوب سالانه ازقسمتهای ذیرربط کارفرما
۲ – طراحی و ارسال نظام جمع آوری و گردش اطلاعات در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل:
· نمودارهای گردش اطلاعات. فرمت فرمهای ثبت اطلاعات و تعداد نسخ هر فرم. دستورالعمل استفاده از هر فرم.
۳ – شناسایی نرم افزارهی موجود کنترل پروژه و انتخاب نرم افزار مناسب.
۴ – تعیین تمام وقایع و رخدادهای اجرایی پروژه (Milestones).
۵ – مشخص نمودن فاز بندی اجرای پروژه.
۶ – شکستن هر فاز به جزییات و طراحی و ارسال WBS پروژه.
۷ – طراحی و ارسال برنامه زمانبندی جامع پروژه که منعکس کننده منطق اجرایی پروژه، اولویتها و سیاستهای مدیریت پروژه و رخدادهای اجرائی پروژه میباشد.
۸ – دریافت برنامه زمانبندی اجرای فعالیتهای هر پیمانکار به همراه اطلاعات منابع و نیروی انسانی به تفکیک هر فعالیت.
۹ – طراحی و ارسال برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه، منعکس کننده کلیه فعالیتهای اجرایی پروژه از آغاز تا پایان به همراه برآورد منابع لازم برای اجرای هر فعالیت شامل موارد ذیل: معرفی فعالیت.· تعریف روابط تقدم و تاخر فعالیت ها. زمان پیشبینی شده برای اجرای فعالیت. منابع ونیروی انسانی مورد نیاز جهت اجرای هر فعالیت. شبکه زمانی پروژه که به وسیله کامپیوتر پردازش گردیده است. آنالیز زمانی شبکه، تعیین مسیر بحرانی و شناسایی فعالیتهای بحرانی. تسطیح منابع در صورت لزوم. انواع جداول هیستوگرام لازم در جهت معرفی پروژه.
۱۰ – تعیین و توافق برروی پریودهای کنترل پروژه.
۲-۲۳ کنترل پیشرفت فعالیتها
۱ – دریافت گزارشات دورهای پیشرفت فعالیتهای اجرایی پروژه ازمشاوران اجراوپیمانکاران مربوطه.
۲ – انجام بازدیدهای موردی از نحوه پیشرفت اجرایی و اعمال کنترلهای لازم.
۳ – دریافت اطلاعات مربوط به وضعیت خرید، سفارشات و دریافت مواد و تجهیزات پروژه از بخشهای مربوطه در سازمان کارفرما به صورت دوره ای.
۴ – دریافت صورت وضعیت مصوب هر پیمانکار.
۵ – انتقال اطلاعات پیشرفت اجرای هر فعالیت به کامپیوتر جهت پردازش و با بهره گرفتن از نرم افزار تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه.
۶ – تهیه گزارشات دوره ای از پیشرفت اجرای پروژه، مصرف منابع و هزینه ها در مقایسه با برنامه زمانبندی اولیه درقالب انواع مختلف جداول هیستوگرام ونمودارهای میله ای و S–Curves(گزارش تحلیلی).
۷ – ارسال گزارشات تحلیلی مورد نیاز کارفرما.
۸ – تهیه گزارش وضعیت سفارشات درراه و اعلام عواقب تاخیرات احتمالی این مسئله دراجرای پروژه.
۹ – بهنگام نمودن زمانبندی تفصیلی، برنامه زمانبندی جامع،WBS و وقایع کلیدی پروژه درمواردزیر:
· تغییر در سیاست و استراتژی کارفرما در اجرای پروژه.· تأخیر در اجرای فعالیتهای دارای شناوری کم که موجب افزایش زمان اجراء پروژه میگردد. ایجاد تغییرات در تاریخ وقایع کلیدی
۱۰ – ارسال برنامه زمانی بهنگام شده تفصیلی پروژه به همراه سایر اطلاعات لازم و پیشنهادات مشاور برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت ممانعت از بروز تاخیرات و بررسی و تصویب آن تصویب آن توسط کارفرما.
۲-۲۴ مهندسی ارزش در پروژه های عمرانی