کیفیت اطلاعات و کارایی فرایند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می‌شود . سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می‌گیرد . همچنین باز خورد اطلاعاتی و تصمیم ؛ امکان اصلاح تصمیمات و غنی سازی آن ها را برای مدیران فراهم می‌سازد( طالقانی ۱۳۸۲ : ۲).

۲-۳-۱- سیستم‌ها

سیستم ، گروهی از عناصر می‌باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند . مثلا ً در یک مرکز اطلاعاتی ، منابع انسانی ، رایانه ای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن مؤسسه‌ می‌باشد با هم ترکیب می‌شوند . در هر سیستمی‌پنج عنصر درونداد. برونداد ، تبدیل ، مکانیسم کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند . به طوری که حرکت سیستم به طوری است که درونداد به برونداد ، تبدیل می‌شود . در این میان مکانیسم کنترل ، فرایند تبدیل را برای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار می‌دهد . مکانیسم کنترل توسط حلقه باز خود به جریان منابع متصل می‌شود. به طوری که حلقه باز خورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می‌کند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می‌دهد . مکانیسم کنترل ، علائم باز خورد را با اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی‌به عنصر درونداد می‌شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد .

وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می‌باشد درونداد ها ، کتابها ، مجلات ، منابع الکترونیک و … می‌باشند و فرایند خدمتی فنی ، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قبل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کار آمد تر به مراجعان و کاربران می‌باشد . تبدیل می‌کند مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات ‌عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می‌کند . هر سیستمی‌می‌تواند عملیات خود را کنترل کند .یک سیستم بدون مکانیسم کنترل ، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده می‌شود . یک سیستم با سه عنصر کنترل ( اهداف ،مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ) یک سیستم حلقه بسته نامیده می‌شود ( مک لوید ۱۳۸۷ : ۱۳-۱۲).

همان‌ طور که می‌دانیم حلقه ای که باز باشد ، حلقه نیست . حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم می‌کنند : سیستمی‌که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی‌که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است . البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد . یک زیر سیستم به طور ساده ، سیستمی‌درون سیستم دیگر می‌باشد . مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستم‌های فرعی ، سیستم‌های فرعی تری وجود داشته باشند . مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد . وقتی که یک سیستمی‌، جزء سیستم بزرگتر می‌باشد ، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده می‌شود . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می‌باشد .این شرکت منابع فیزیکی تشکیل یافته است . یک سیستم اداراکی ، سیستمی‌است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و داده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می‌کند . یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر می‌باشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه ( همان منبع، ۲۴ – ۲۳ ).

۲-۴- روش سیستم ها و دیدگاه سیستمی‌

به طور کلی هر مؤسسه‌ ی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی‌دارد دید سیستمی‌که همه بخش‌های درونداد و برونداد و فرایند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ، زیر نظر داشته و یک نوع یکپارچگی در تصمیم گیری ، که لازمه موفقیت یک مؤسسه‌ می‌باشد ، به وجود می‌آورد که اثرات هر تصمیم را در دیگر بخش‌های به ظاهر غیر مرتبط هم در نظر داشته باشد . افراد ماهر در حل مسائل کسانی هستند که محیط خود را شناخته و سیستم‌های مؤثر جمع‌ آوری اطلاعات را به وجود آورند آنان لزوم معیار‌های عملکرد و شبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خود تشخیص داده‌اند . تمام این ها اجزاء پذیرش یک تفکر سیستمی‌است . اصطلاح مفهوم سیستمی‌برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می‌شود . حل کنندگان مسائل بازرگانی جزو اولین کسانی نبودند که به بررسی فرایند حل مسئله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک دانان و شیمی‌دانان و دانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان و جامعه شناسان باز می‌گردد . این دانشمندان حل نمودن مسئله را به عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند ( منبع قبلی ، ۲۰۰ )

مدیران برای مسائل مربوطه به مؤسسات نیازمند نوع نگرش و دیدگاه سیستمی‌می‌باشند که به روش سیستمی‌مشهور است در این روش اولین اقدام مدیر در شکل گرفتن مؤسسه‌ به عنوان یک سیستم می‌باشد در مرحله دوم باید از انجا که هر سیستمی‌با محیط خود ارتباط دارد، محیط مؤسسه‌ درک شود . در مرحله سوم سیستم‌های فرعی و زیر سیستم‌های مؤسسه‌ باید شناسایی شوند بعد از این مراحل به فاز تجزیه و تحلیل مسئله می‌رسیم یعنی در مراحل قبلی شناخت کلی و داده های مورد نیاز به دست آمد و هر حال باید آن ها را پردازش کرد . اولین مرحله از این فاز گذر از سیستم به سطح زیر سیستم می‌باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می‌باشد و حال به سومین فاز یعنی فاز طراحی و ترکیب می‌رسیم . اولین مرحله این فاز شناسائی راه حل‌های گوناگون ، دومین مرحله ارزیابی راه حل‌های شناخته شده ، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل در مرحله بعدی اجرای راه حل و آخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می‌باشد که همان کنترل در روش سیستمی‌می‌باشد . متخصصان مدیریت اغلب ‌معتقدند که اگر یک مدیر سازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد ، مکانیسم حل مسئله آن ها آسانتر و کار آمد تر خوهد بود ( همان منبع ، ص ۱۱ )

باید متذکر شد که ایده مشاهده هر چیزی به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست . در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هر پدیده ای به وجود آمده است . این ایده اولین بار در سال ۱۹۳۷ توسط اودویگ وان برتالانفی ( Ludwig von Bertallanffy ) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد . او این روش جدید را که اشاره به فرمالیته کردن اصولی که در سیستم ها عموماً به کار می‌روند ، ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیرو‌های بین آن ها ، تئوری عمومی‌سیستم ها، نامگذاری کرد . بعد ها در سال ۱۹۵۶ کنت بولدینگ (Kenneth ) تئوری عمومی‌سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد . بولدینگ دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی‌سیستم ها در نظر گرفت ( همان منبع، ۱۵۲ )