* مدل هدایت انبار: یک مرکز معتبر جهت تهیه پروژه های کارشناسی سازمان؛
* مدل جامع و فراگیر: یک مشاور داخلی که سرپرستی پروژه ها را به عهده دارد و توانایی لازم در ارزیابی، تصویب و بازتاب ساختار پروژه ها را دارا است.
۲-۱۲ تکامل تدریجی مدل دفتر مدیریت پروژه
۱- مدل انبار: در این مدل دفتر مدیریت پروژه به عنوان یک منبع اطلاعاتی در زمینه متدولوژی و استاندارد های مدیریت پروژه فعالیت می‌کنند به طوری که استفاده از ابزار ها را برای طراحی، مدیریت و گزارش دهی پروژه ها آسانتر کرده و به عنوان اولین گام در جهت یکپارچه سازی یا به اشتراک گذاشتن فعالیت‌ها و تجربیات مدیریت استفاده می‌شوند. لازم به ذکر است که این مدل اغلب در سازمان‌هایی استفاده می شود که اختیارات را تقسیم می‌کنند یا مراکز دولتی ضعیفی هستند.
۲- مدل هدایت انبار: در این مدل فعالیت‌های مدیریت پروژه و مسئولیت‌های آن بین واحدهای وابسته سازمان به اشتراک گذاشته شده (تقسیم) و از دفتر به عنوان یک هماهنگ کننده ارتباطات استفاده می شود ضمن اینکه عملکرد پروژه به طور مستمر گزارش می شود و ممکن است نقش سبد پروژه را ایفا کند که فقط ورودی سیستم هستند و اختیار بازنگری و تأیید پروژه ها را ندارند. همچنین سعی می‌کند تا عملکرد سازمان را بالا برده و به مدیران جدید و کم تجربه آموزش دهد. در این مدل دفتر مدیریت پروژه یک ساختار دائمی با پرسنل و مسئولیت ثابت در تمامی پروژه ها دارد.
۳- مدل جامع و فراگیر: این مدل پایدارترین مدل سازمانی دفتر مدیریت پروژه است به طوری که در برخی موارد همه مدیران پروژه مثل کارمندانی هستند که نیازهای پروژه را بر طرف می‌کنند. این مدل قبل از اینکه پروژه را تقبل کند فرض می‌کند که دفتر مدیریت پروژه با قوانین دولتی بدون توجه به اندازه، سطح دسترسی، وسعت، تخصیص منابع و زمان، بودجه، ریسک و شدت فرضیات پروژه ها در ارتباط است(عمیدی،۱۳۷۳).
۲-۱۳ پرسنل دفتر پروژه
تعداد پرسنل و مهارت‌های آن ها به نقش دفتر در طراحی و اجرای پروژه ها بستگی دارد. برای مثال در مدل انبار ممکن است کارشناسان متدولوژی یا مسئول آرشیو پروژه کافی باشد ولی در مدل های پیچیده تر مدیران پروژه و کارکنان اداری نیز اضافه می‌شوند. معمولا سایز دفتر پروژه بین ۵ تا ۲۰ نفر است اگرچه ممکن است در سازمان‌های خیلی بزرگ ۱۲ نفر از مدیران پروژه، به صورت مستقیم یا غیرمستقیم با این دفاتر در ارتباط باشند.
۲-۱۴ مشخصات یک دفتر مدیریت پروژه موفق
برای اینکه یک دفتر مدیریت پروژه بتواند موفق عمل کند بایستی همیشه معیار هایی را مد نظر قرار دهد و سعی کند از یکسری خطوط قرمز عدول نکند. لذا در ذیل برخی از باید ها و نباید های یک دفتر مدیریت پروژه موفق آورده شده است.
باید ها:
* اقتدار و دوام مدیریت پروژه در داخل سازمان حفظ شود.
* تعداد پروژه های موفق را افزایش دهد.
* ارزش مدیریت اجرایی و مدیران و کارکنان پروژه را نمایش دهد.
* نقش کنترل پروژه را در مقابل حامی پروژه به طور یکنواخت تنظیم کند.
* یک دیدگاه بی طرف و هدفمند بین اهداف آن در رابطه با مدیریت اجرایی و بازرگانی ایجاد کند.
نباید ها:
* نباید مامور اجرای خط مشی ها درجهت اجرای پروژه ها بلکه باید تسهیل کننده مدیریت قابل قبول پروژه ها باشد تا موجبات انجام پروژه های موفقیت آمیز را در سازمان فراهم سازد.
* نباید نقش توسعه دهنده استراتژی را ایفا کند بلکه دفتر مدیریت پروژه بایستی به ایفای نقش ارتباط دهنده بین توسعه استراتژی و اجرای استراتژی در میان اطلاعات پروژه ها بپردازد و مسئول فرایند مدیریت سبد پروژه ها باشد(مزر،۲۰۰۵).
۲-۱۵ وظایف اصلی دفتر مدیریت پروژه در سازمان
به طور کلی می‌توان نقشهای کلیدی دفتر مدیریت پروژه را در زمینه‌های زیر خلاصه کرد:
* برنامه‌ریزی استراتژیک: در این کارکرد برنامه های بلندمدت شرکت طراحی می‌شود. به دلیل احاطه دفتر مدیریت پروژه بر محیط داخلی و خارجی شرکت و همچنین در اختیار داشتن متدولوژی‌های موردنیاز، برنامه های توسعه شرکت را می‌توان طراحی و پیگیری کرد.
* مدیریت پروژه ها: به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌هایی در فعالیت‌های پروژه‌ای و سازمانی است، به گونه‌ای که دستیابی به اهداف سازمان از طریق پروژه ها را امکان پذیر سازد و در این راستا از مجموعه استانداردهای مدیریت پروژه می‌توان استفاده کرد و نهایتاً عملیات موردنیاز برای انجام مدیریت بهینه پروژه شامل امکان‌سنجی و مراحل آغازین، زمان‌بندی، تخصیص منابع، تهیه برنامه کیفیت، تحلیل ریسک، تدارکات، بودجه‌بندی، ارائه گزارش‌ها و مستندسازی انجام می‌گیرد.
* شناسایی و اقدام برای آموزش در سطح سازمان: آموزش ارائه شده می‌تواند به شکل داخلی و خارجی باشد؛ که این آموزش‌ها بایستی در راستای اهداف استراتژیک سازمان صورت پذیرد.
* ارزیابی عملکرد: این ارزیابی می‌تواند شامل بررسی عملکرد مدیریت، عملکرد تکنیک های به کار گرفته شده و در نهایت عملکرد خود پروژه باشد. توجه به این اصل می‌تواند سبب بهینه‌سازی استفاده از منابع سازمان در پروژه ها شود.
* توسعه فرایندها: فرایندهای مورد نیاز برای استفاده مؤثر از تمامی منابع درگیر در اجرای پروژه همچنین هماهنگی لازم بین کارفرما، مجری، تامین کننده و … را تهیه می‌کند، چراکه نیاز به توسعه و ایجاد فرایندهای جدید، یک نیاز همیشگی و مداوم در سطح سازمان است.
* دفتر مدیریت پروژه یا صرفاً عمل مشاوره و راهنمایی و یا دخل و تصرف و تغییر در امور به شکل مستقیم و یا ترکیبی از این دو را انجام می‌دهد.
بدون تردید تأسیس دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان، صرف مقادیر زیادی هزینه و زمان را دربرخواهد داشت. ثابت شده است که با بهره‌برداری از دفتر مدیریت پروژه و ایجاد مزایا و فرصت‌های مختلف، زمان و هزینه صرف شده جبران می‌شود.
۲-۱۶ مزایای اصلی دفتر مدیریت پروژه
به طور کلی مزایای استفاده از دفتر مدیریت پروژه را می‌توان به شکل زیر خلاصه کرد:
* مدیریت سبد پروژه: به مدیریت مجموعه‌ای از پروژه ها و یا برنامه ها و کارهای مرتبط دیگر که برای تسهیل مدیریت کارآمد در جهت نیل به اهداف استراتژیک در یک گروه قرار می‌گیرند، گفته می شود
* حکمرانی: این ویژگی در حالی که پروژه های جاری را نیز درنظر دارد، به فرصتهایی توجه دارد که به ایجاد پروژه های جدید منجر می‌شود. این قابلیت و توانایی موجب می‌شود که شرکت در اخذ پروژه از رقبا، مشارکت و موفقیت بیشتری داشته باشد.
* مدیریت زمان.
* ایجاد ارتباطات و تعامل بهتر کارکنان با هم و با مشتریان.
* بهبود در تخصیص منابع.
* افزایش دانش فنی سازمان و استفاده مطلوب از دانش فنی موجود.
۲-۱۷ قدمهای تأسیس دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان
