یک دلیل عمده که بسیاری از مدیران به زیردستان در بهبود عملکرد آنها کمک نمی کنند، این است که آنها نمی دانند چگونه بدون رنجاندن یا دلسرد کردن پرسنل این کار را انجام دهند. برخی از اصول اساسی زیر این مشکل را برطرف می کند.
کارکنانی که عملکرد کلی آنها رضایت بخش است، باید از این موضوع با خبر بشوند. اگر کارکنان بدانند که مدیریت به طور کلی از کار آنها خشنود است و حتی در حال کمک کردن به آنهاست، برای بهتر انجام دادن کار، پذیرفتن بازخورد در جهت بهبود و ارتقای آن عمل خواهند کرد.
محدودیتهایی که فاصله [دوری از کارکنان] ایجاد می کند، مانع می شوند از اینکه شخصی بازخورد معنی داری را به طور کامل دریافت کند، بازخوردی که در آن شناخت یک جزء مرکزی است ، اما این نکات کلیدی باید اساس هر طرح بازخوردی باشد:
بازخورد عملکرد همان ارزشیابی سالانه نیست. بازخورد عملکرد واقعی را اگر امکان دارد زمانی که کار تمام شده باشد بگیرید. ارزشیابیهای سالانه رسمی را برای جمع بندی سال به کار ببرید، کارمند را با اشتباهات گذشته اش تحت فشار نگذارید.
این را تشخیص دهید که کارمندان می خواهند بدانند که چه موقع کم کاری کرده اند. از اینکه کارکنان یک انتقاد شایسته را دریافت کنند، نترسید؛ کارکنان شما نیاز دارند بدانند که چه موقع خوب عمل نکرده اند. در همان زمان، بازخورد مثبت دادن را هم فراموش نکنید. هدف نهایی شما این است که در نهایت تیمی را تشکیل دهید که مستوجب تقدیر باشد.
-
- توضیحاتی که در مورد بهبودهای صورت گرفته ارائه می شود، باید مشخص، واقعی و غیر احساسی و مستقیماً معطوف به عملکرد کارکنان باشند تا اینکه معطوف به خصوصیات شخصی آنها. از تذکرات ارزیابی کننده کلی (مثل: آن کار بی ارزش است) یا توضیحاتی در مورد انگیزه ها یا خصوصیات شخصی کارکنان ( مثل: شما بی دقت بوده‌اید) خودداری کنید. در عوض یک سری جزئیات مشخص و واقعی (قابل لمس) را در مورد آنچه شما حس می کنید که حتما بهبود یافته است و چگونگی این بهبود، تهیه کنید
-
- بازخورد را در ارتباط با وظیفه پرسنل قرار دهید. اجازه ندهید که توضیح شما به چیزی که با وظایف و اختیارات آنها ارتباطی ندارد، مربوط شود.
-
- به عقاید و نظرات کارکنان در مورد مشکلات انجام کار، گوش کنید. تجربیات و مشاهدات کارکنان برای مشخص کردن اینکه چگونه مسائل مربوط به عملکرد می تواند بهتر مورد توجه قرار گیرد، مفید هستند؛ از جمله اینکه چگونه شما[مدیر] می توانید بیشتر مفید باشید.
-
- همواره به یاد داشته باشید که شما به چه دلیل بازخورد می دهید. شما می خواهید عملکرد را بهبود ببخشید نه اینکه برتری خود را بر کارمندان ثابت کنید. بنابراین واقعگرا باشید و بدون اینکه کار غیرممکنی را بخواهید، بر آنچه واقعاً شدنی است، متمرکز شوید.
-
- در مورد چیزی که اطلاعی از آن ندارید، پیشنهاد ندهید. از کسی که موقعیت را می‌شناسد برای نظر افکندن به آن موضوع کمک بگیرید.
برابری
۵٫ رابطه خوبی با کارکنان داشته باشید.
یکی از بی حاصلترین قواعد در سازمانها، توزیع اطلاعات بر مبنای اصل «لزوم دانستن» است. [پرسنل فقط آنچه را لازم است، باید بدانند] این قاعده معمولاً روشی غیر ضروری و مخرب در جهت محدود کردن جریان اطلاعات در یک سازمان است.
محروم کردن کارکنان از اطلاعات به خاطر نبود یک رابطه مناسب با مدیریت، یکی از مهمترین یافته های منفی است که ما در اظهار نظرهای کارکنان مشاهده کردیم. آنچه کارکنان نیاز دارند تا کارشان را انجام دهند و آنچه به آنها احساس احترام و حس مشارکت می دهد ، امر می کند که مدیران باید محدودیتهای خیلی کمی در جریان اطلاعات قرار دهند. چیزی را از کارکنان مخفی نگه ندارید، مگر آن موارد ناچیزی را که واقعا ًمحرمانه هستند.
یک ارتباط خوب نیازمند آن است که مدیران با آنچه که پرسنل می خواهند و نیاز دارند که بدانند، خود را هماهنگ کنند. بهترین راه برای این کار سوال کردن از خود پرسنل است اغلب مدیران باید خودشان را به ارتباط برقرار کردن منظم عادت دهند. این موضوع یک غریزه طبیعی نیست. شما باید ملاقاتهای منظمی را با کارمندان تنظیم کنید ، ملاقاتهایی که هدفی به جز ارتباط دو طرفه ندارند. ملاقات با مدیریت باید طرح خاصی داشته باشد، برای آنکه نتایج ملاقات را به پرسنل انتقال دهد و واقعیت را به آنها بگوید. بسیاری از کارکنان درمورد انگیزه های مدیریت خیلی مشکوک هستند و چیزهایی برای خود تصور می کنند. در ارتباط برقرار کردن با پرسنل به طور منظم بازخورد بگیرید.(نتیجه کار را بررسی کنید) یکی از بزرگترین مشکلات ارتباط برقرار کردن این است که تصور کنید که یک پیام درک شده است. اگر پیگیری کنید اغلب متوجه می شوید که پیامها غیر واضح اند یا اینکه مخاطب آنها را نفهمیده است. شرکتها و مدیرانی که این گونه با کارمندان خود ارتباط برقرار می کنند، در روحیه کارکنان تاثیر زیادی می گذارند. روابط باز و کامل[با کارکنان] نه تنها آنها را در انجام کارهایشان کمک می کند، بلکه نشان از احترام گذاردن به آنهاست.
-
- عملکرد ضعیف را تشخیص بدهید.
حتماً به ۵ درصد از کارکنان خود که نمی خواهند کار کنند، توجه و آنها را شناسایی کنید. بیشتر افراد می خواهند کار کنند و از کار کردن افتخار می کنند. اما کارکنانی وجود دارند که به کارکردن حساسیت دارند. آنها هر کاری می کنند تا از زیر کارکردن فرار کنند. آنها بی انگیزه هستند و یک روش انضباطی – مثل انفصال از کار تنها راهی است که می توان آنها را از طریق آن اداره کرد. این کار روحیه و کارایی بقیه اعضای تیم را افزایش می دهد، زیرا آنها می بینند که یکی از موانع کارایی آنها برداشته شده است.
همراهی و رفاقت
-
- کار جمعی(تیمی) را رواج دهید
اغلب فعالیتها برای آنکه به طور موثر انجام گیرند، به یک کار گروهی نیاز دارند. تحقیق نشان می دهد که کیفیت یک کار گروهی در زمینه هایی مثل حل مسئله معمولاً بیشتر از کار فردی است.به علاوه بیشتر کارکنان وقتی به صورت جمعی کار کنند، انگیزه بیشتری پیدا می کنند.
هر زمان که امکان دارد مدیران باید کارکنان را به تیم های خود مختار تقسیم کنند، تیم هایی که بر مسائلی مثل کنترل کیفیت، زمان‌بندی و بسیاری از روش های انجام کار کنترل دارند. چنین تیم هایی به مدیریت کمتری نیازمند هستند و طبیعتاً به کم شدن صحیح سطوح مدیریتی و کاهش هزینه ها منجر می شوند. در ایجاد تیم ها، همانطور که باید بین افراد رفاقت وجود داشته باشد، باید صلاحیتهای افراد نیز در نظر گرفته شود. یک مدیر باید با دقت ارزیابی کند که چه کسی با چه کسی بهتر کار می کند. این موضوع برای ایجاد فرصت در جهت تنوع و مبادله در یادگیری عقاید، روشها و رویکردها در میان کارکنان مهم است. با تیم جدید در مورد وظایفشان و چگونگی عملکردشان و انتظارات شما از محصول کارشان شفاف باشید.
توجه به هر سه عامل
-
- گوش کنید و درگیر شوید.
کارکنان یک منبع غنی اطلاعات هستند، در این مورد که چگونه باید یک شغل را بهتر انجام داد. این اصل درمورد همه انواع کارکنان از ساعتی تا رسمی کاربرد دارد. مدیرانی که با یک روش و شیوه مشارکتی کار می کنند، نتایج بزرگی را در ارتباط با کیفیت و بهره وری به دست می آورند.(میلتر و اسروتا[۴]، ۲۰۰۷، ص ۲، ترجمه یاسر جلالی)
۷ – ۲ – ۲ نظریه های انگیزش
-
- نظریه دو عاملی هرز برگ
یکی از تئوریهای که در سه دهه گذشته توجه بسیار زیادی را در متون انگیزش برای کار، به خود جلب نموده، تئوری دو عاملی یا انگیزشی – بهداشتی هرزبرگ است.
این تئوری توسط پژوهشگران مؤسسه خدمات روان شناختی پیتسبورک به رهبری فرد هرزبرگ ارائه گردید. اساس تئوری دو عاملی را نیز مفهوم نیاز تشکیل می دهد. پژوهشگران مؤسسه مذکور پس از تحلیل نوشتارهای پنجاه ساله نگرش شغلی به روش مصاحبه خاصی که شیوه رویدادهای مبین نام گرفت، از ۲۰۰ مهندس و حسابدار یازده شرکت مختلف که در منطقه پیتسبورک ایالت پنسلوانیا مشغول کار بودند خواستند که رویدادهای ویژه ای را که در تجارب شغلی نشان خشنودی و نا خشنودی بسیار زیادی برای آنها فراهم ساخته به یاد آورده و بیان نمایند.
بعد از جمع آوری نتایج تحقیق، گروه پژوهشگر به دو گروه از نیازها دست یافتند که یک گروه برانگیزاننده ها یا عوامل انگیزش نامیده شد و گروه دیگر را عوامل بهداشتی نامیدند. در گروه اول از نیازها( عوامل انگیزشی) که به محتوی کار مربوط می شود، این موارد قرار دارد: مسئولیت، استقلال در کار، احترام و خودیابی که اینها در حقیقت نیازهای سطح بالا را ارضا می کنند و به شخص انگیزه می دهند تا تلاش بیشتری در جهت عملکرد بهتر داشته باشد.
گروه دوم نیازها( عوامل بهداشتی) ارضا کننده نیازهای فیزیولوژیک، ایمنی و اجتماعی می باشند؛ از قبیل شرایط فیزیکی کار، حقوق، منابع و دیگر جنبه هایی از محتوای کار که نیازهای سطح پایین تر را ارضا می کند.
برخلاف نظریات دیگری که مربوط به نیازها می باشد، نظریه دو عاملی به جای تکیه بر ارضای نیازهای فرد تاکید بر افزایش رضایت کلی دارد. عوامل بهداشتی در کارکنان ایجاد انگیزه نمی کند که بیشتر تلاش کنند اما این عوامل می بایست برای اینکه عوامل انگیزشی مؤثر واقع افتد، تا حدی ارضا شده باشند.به عنوان مثال دادن استقلال و مسئولیت در کار در حالیکه شرایط کاری هنوز حل نشده است باعث عدم رضایت می شود.
نظریه هرزبرگ در بعضی از موارد مورد انتقاد قرار گرفته است. یکی از انتقادات در مورد روش تحقیق و نحوه جمع آوری اطلاعات و طبقه بندی تعدادی از عوامل، مانند حقوق می باشد که می تواند هم جزو عوامل انگیزشی و هم جزو عوامل بهداشتی محسوب گردد. انتقاد دیگر این است که هرزبرگ به تفاوتهای فردی توجه نکرده است و تاکید بیش از اندازه روی لذات به عنوان نتایج مطلوب دارد. اما هنوز هم می تواند پاسخهایی را برای مسایل انگیزشی داشته باشد. مثلا طبق نظریه هرزبرگ، مدیری که به کارمندش بدون مسئولیت اضافی پستی می دهد، قادر خواهد بود عملکرد آن شخص را بهتر کند، زیرا مدیر عوامل بهداشتی را افزایش داده و عوامل انگیزشی را افزایش نداده است.بطور مشابه اگر صرفا حقوق ( که به عنوان یک عامل بهداشتی ) افزایش یابد بدون اینکه محتوای شغل تغییر یابد ، افزایش حقوق
باعث افزایش و بهبود عملش نخواهد شد. (اصغر مشبّکی،مدیریت رفتار سازمانی ،۱۳۷۷: ۱۴۰).
-
- نظریه X و نظریه Y
